Goed Office Management is goed foar jo ûnderline
1. Stel it kantoarrestynstruksjes en stapke har oan.
Routineartaken moatte routineprosedueres hawwe as jo wolle organisearje bliuwe en dingen rûchich hâlde.
Set routines op foar it tapassen fan paperwork en kantoarsystemen. Bygelyks, as it mooglik is, elke stikje papier dy't yn jo kantoar komt, moat ien kear behannele wurde, besprutsen en pleatst - net opfallend op in buro. Hjirmei moatte digitale kommunikaasje lykas e-posten priorisearre wurde en fuortendaliks as eventueel of foar de takomstige aksje dien wurde.
Avansystemen, ynklusyf desktops, laptops, triem-tsjinners, multifunksjebalters en mobile apparaten, sille sawol administraasje- as needproseduere hawwe. Wannear't it systeem ferûngelokke is of in kompjûter-ferbingst stikje apparatuer falt, sil elkenien yn jo kantoar witte wa't te neamen en wat net te dwaan (lykas besykje it probleem sels te beheinen). Learje de 3 stappen foar it beskermjen fan jo krityske bedriuwsgegevens.
2. Set dúdlik opnommen ferantwurdlikheden.
Goed kantoarbestjoer hinget ôf fan minsken dy't witte wa't ferantwurdlik is foar wat - it is minsken dy't ferantwurdlik binne dy't dingen dwaan.
Wat soe barre, bygelyks, as de oankeap foar jo lyts bedriuw dien waard troch wa't elke kear? Wolle jo it printerpapier fine as jo it nedich hawwe? It opstellen fan ien persoan dy't ferantwurdlik is foar it bestellen fan alle foarsjennings en leveringen it probleem beheart en hieltyd dingen rûkt. Hawwe meiwurkers de eardere persoan elke oanfragen foar foarsjenningen, of post in handwritten list op in opsichtich plak dêr't minsken tafoegje kinne wat se nedich binne.
It is itselde mei (kompjûter) systeem administraasje. Jo moatte ien persoan ferantwurdlik hawwe foar de feiligens fan jo kompjûtersysteem en spoaren fan dingen lykas akkounts, wachtwurden en software. It brûken fan wolkbasearre systemen foar buroblêden, accounting-software en data opslach is in ideale oplossing foar lytse bedriuwen, mar jo moatte noch altyd in fertroude persoan hawwe dat jo hawwe ta bestjoeren fan bestjoerlike taken, lykas tafoegjen of fuortsmite fan brûkers, tagongsrjochten, ensfh.
3. Bewurkje rekken - en hâlde jo bedriuwen opnij aktualisearje.
It hâlden fan rekords klinkt as it maklikste diel fan goed kantoarbestjoer - oant jo de needsaak wêze om dizze akten te berikken en tagonklik te hâlden. Mar de earste regel foar it goeien fan in goeie kantoarmanager sil jo helpe dat jo in grip krije; meitsje aktualisearjen fan recordings in buro routine. As jo in nije klant of kliïnt krije, bygelyks it allinich in momint opnimme om him yn jo kontaktsjebewurking te stjoeren. Dan sil it in momint of twa allinich nimme om de rekord te aktualisearje neidat jo mei him sprutsen hawwe op it tillefoan.
(Tink derom dat de measte juristen binne Privacyskeakels dy't de handling fan klantynformaasje regelje.)
4. Nim in kuier troch jo kantoar en hawwe in sit.
Is jo kantoar in foarbyld fan romte-beheining of romtlike mismanagement?
Wannear't jo troch it kantoar rinne, moatte jo omhannen omliede of it risiko hawwe om wat te draaien?
As jo by in buro sitte, kinne jo dus komfortabel wurkje? Saken dingen logysk regele sadat de dingen dy't jo meast by it buro brûke sille binne ticht by de hân?
Der binne in protte saken dy't yn hjoeddeistige kantoaren ynrjochte binne, fanôf de printer stiet troch ferfierskasten . Foar goeie kantoarbestjoeren moatte jo der wis fan wêze dat alle dingen yn it kantoar foar maksimale effisjinsje - en maksimale feiligens foldwaan. De basissyksjes fan Lyts- of Home Office-ûntwerp soarget foar tips foar feilige gearkomsten fan 'e macht, ljocht- en fentilaasjeferletten fan jo kantoarromte .
5. Stel it ferneamde wurkjen.
It is te maklik om dingen te meitsjen dy't jo net graach dwaan, en de measte saakkundigen hawwe gjin te dwaan genôch sa as tapassing , skipfeart en ûntfangst, of boekhâlding - sels kantoarmanager.
Spitigernôch sil in kantoar, lykas in keuken, net goed funksjonearje sûnder de taken dy't dien wurde.
As jo in lyts bedriuwshâlder binne dy't yn 'e posysje fan net yn steat is om wat te soargjen dat jo sawol as langstme of ûngewoan wurk foar in oar sjogge, krigje jo sels om regelmjittich troch te keapjen elke wike foar dizze tiid. Nim in moarns of middei, en fertsjinje it kâlde petearen , it werombringen fan net-prioriteit-e-mailadressen, sosjale media-postings te meitsjen , opnommen op 'e accounting of it aktualisearjen fan de record.
6. Delegaasje en úttsjinje.
Yn in perfekte wrâld soe elkenien allinich dwaan wat hy of sy hie tiid te dwaan en goed te dwaan. As de wrâld net perfekt is, ynteressearje in protte minsken dingen dy't se net hawwe de tiid of talint goed te dwaan.
Delegaasje en outsourcing kin net allinich jo lytse bedriuwsbestjoer ferbetterje, mar jo kinne jo ek op jo talinten fokusje, en ferbetterje jo bottomline. In part-time of Virtual Assistant kin in protte fan jo kantoar of bestjoerlike taken kinne levere. Foar mear oer delegaasje, sjoch Decide om te delegearjen .
7. Meitsje bedriuwsplaning in prioriteit.
In soad lytse bedriuwers fertsjinje har dagen en reagearret - en freegje dan wêrom't se har raden spinnen. De bedriuwsplaning is in wichtige komponint fan goede kantoarbestjoeren en moat diel fan jo reguliere kantoarrunning-routine wêze.
Súksesfol lytse bedriuwsbesiers jouwe elke wike tiid op bedriuwsplaning, en in protte gebrûk meitsje fan deistige bedriuwsplanings as in tool foar doelstelling en groei.
This business planning guide is a great primer for getting your business planning efforts on the go; It leart in bedriuwsplaningskader foar jo lyts bedriuw en lege middels oer alles út it skriuwen fan in fisysjebewurking troch de regels foar it ynstellen fan bedriuwsdoelen .
As jo meiwurkers hawwe, befetsje se yn bedriuwsplaning , of formaal of ynformele.
Jo sille de ferskil hâlde
Litte gjin chaos ynterfiere mei it dwaan fan bedriuw. Sa't jo dizze sân prinsipes fan goede kantoarbestjoeren begjinne, wurde jo fernuvere op it ferskil fan goed kantoarbestjoeren makket - en hoefolle mear bedriuw jo dogge.
Sjoch ek:
Wêrom Cloud Computing Is Ideal foar Lytse Bedriuwen