Meitsje jo jo systeem!
Taken de tiid om jo filesystem te organisearjen is krúsjale. Wylst elkenien leafde hat om in papierloske bureau te hawwen , is de realiteit dat in soad lytse bedriuwen noch hawwe dat it nedich is om papieren dokuminten te bewarjen, lykas invoices , receipts , ensfh. En kinne se maklik ophelje as se nedich binne.
Fertsjinjen fan berjochten goed is benammen wichtich; In net-besteand of misledigjend filesystem kin tagong krije ta ekstra ynspannings op 'e ynkommensfeste tiid as jo net wolle dat jo op belestingferlieningen misbrûke troch fereaske passazjiers.
En as jo bedriuw altyd ûnderwerp is foar in kontrôle en jo kinne de nedige dokuminten net stipe foar stipe fan jo útjeften wurde jo beklammings it measte wierskynlik ôfwiisd en jo belesting weromkrije .
As lytse bedriuwshannel , moatte jo fluch en maklik op jo buroblêd operearje . Hoewol it opsetten fan in papierbeheardersysteem lûd is lestich, it is in relatyf ienfâldige opdracht dy't makliker makket troch in pear oanfreegjen tips en truksen.
Hoe jo jo filesystem organisearje
(1) Sets op jo poadium foar in pear minuten en útfine wêr't jo ynstinktyf nei dingen sykje.
Ik haw in tekenje oan 'e rjochter fan myn wurkstasjon. As ik earst myn opsettingsysteem opstie, haw ik neat yn 'e hûs. As ik nei pens, papierkwekerijen of myn heapplak sykje soe, wie it it earste plak dat ik socht, ek al wist ik dat it leech wie. Dus natuurlijk ik de pens, paperclips en heapappels yn dy drapping set. Foar my wie it natuerlik thús foar dy artikels.
Eltsenien sil dit ferskil oanpakke, en wat wurket foar ien persoan kin net wurkje foar in oar. Nim in pear minuten om te sitten op jo primêr wurkromte en berikje foar apparatuer, leveringen en bestannen. Dat sil jo helpe om it ideaal plak te pleatsen foar it pleatsen fan dy punten foar jo persoanlik.
(2) No, dat jo witte wêr't jo natuerlik sykje foar ynformaasje, moatte jo bepale oft in alfabetysk, numerich of ûnderwerp filesysteem de bêste wurk foar jo wurket.
Hoe silst jo papierwurk organisearje yn kategory fan kategory (dûbeld, finansjeel, marketing )?
Hoe fine jo bedriuwskontrakte relatearre dokumintaasjebestannen lykas bankekonklikens, utsjebekken, kantoarskosten, plysjemaatskippen , ensfh. Wat oer klant-ynformaasje - sykje jo nei dingen neffens de namme fan de kliïnt? By referinsje nûmer? Dit is in kritysk stap, lykas it bepale hoe't jo jo opsjessysteem lizze. As jo fêststeld hawwe hokker kategoryen jo brûke, beslute as jo fierder gean moatte en subkategoryen meitsje. Do dit foar foardat jo nijs foar jo tapassingsysteem keapje.
(3) Fierder bepale jo opslach nedich.
Hast in grut tal bestannen dy't jo tagelyk tagong hawwe? Binne jo allinich tagong ta jo bestannen tagelyk? De antwurden fêststelle as jo in buroblêd triem nedich hawwe, in twa lyts tekeningskabinet ticht by jo buroblêd, of in fjouwer draaibalkabinettskast oer de keamer.
Kies perfekt. Bliuwend foar groei by it besjen fan tapassen fan kastets - kies wat om twa kear de bestannen te meitsjen dy't jo tinke dat jo no no hawwe. Dit sil it oantal kearen beheine wêrtroch jo jo opsjesysteem ferpleatse en reorganisearje moatte.
(4) ynvestearje yn in goed etiketsysteem foar dúdlikens en maklik tagong.
As jo de triemtafels lêze kinne jo klank sjen litte, mar dúdlikens by de sykjen sil jo mear ôfjaufene tiid bewarje as jo kinne foarstelle.
De measte bedriuwen dy't labels meitsje, jouwe sjabloanen dy't yntegrearje mei de meast populêre word processing software. Jo kinne ien fan 'e lytse label meitsje om systeemen te meitsjen dy't no yndividuele e-postadressen útdrukke kinne. Items dy't dûbele plicht útfiere binne meast in wize ynvestearring.
(5) Jo binne no klear om map folders te keapjen.
De bêste ynvestearring is om farieare hingjende mappen te keapjen (soargje derfoar dat de planket ljepblêden opnommen binne) en gewoane manila triemmen. Koleare hingjende mappen binne bêste foar twa redenen:
- hja binne maklik beskikber
- Se makken it maklik om kategoryen te erkennen
As jo bygelyks al jo client- bestannen yn giele hingjende mappen sette, finansjele ynformaasje yn blauwe mappen en wat relatearre mei marketing yn readere mappen, kinne jo gewoan te sjen sjen wêr't jo in beskate triem sykje moatte.
Simple is beste
It kiesprinsipe jildt foar it ynstellen fan in opsettingsysteem dat maklik te brûken is en maklik te groeien. Keep It Simple Sweetheart! Breed ûnderwerpskategoryen kinne jo makliker meitsje fan nije bestannen as jo wachtsje, en sil de needsaak wêze om op jo reguliere basis jo opsjesysteem te ferbetterjen of te reorganisearjen.
It beweegjen maklik makket it ek makliker om jo papier- en digitale triemmen yntegrearje as part fan jo algemiene dokumint managementsysteem .
Gean Paperless Where Possible
As jo besykje om jo saak te groeien en de skift nei in "Paperless Office" te meitsjen, kinne jo fergees fertsjinee scannen en bewarje mei jo oare digitale accounting-ynformaasje. Guon fan 'e nijere Cloud-basearre accounting-software-applikaasjes ferminderje dit troch mobile apps te meitsjen wêrmei jo in mobyl tillefoansje fan in opsomming opnimme en op it fleanen opnimme (sjoch de Best Accounting Software foar Kanadyske Lytshannelers ).
Tink derom dat papier kopyen of digitale bylden fan kostenferzjes binne meast akseptabel foar de Kanada Revenue Agency (CRA) as se binne dúdlik lêsber. As it net kin, kin de CRA de oarspronklike papierdokuminten sjen yn 'e kontrôle fan in kontrôle of oriïntearje foar dokumintaasje, sadat de oarspronklik altyd hâlden wurde foar de foarskreaune tiid. (Sjoch hoe lang moat ik myn bedriuwsrekreken hâlde foar mear ynformaasje.)