Triembehear tips foar digitale triemmen
Neist it bewarjen fan dokuminten op pleatsen op buroblêden, laptops of mobile apparaten hieltyd mear bedriuwen brûke de wolk foar basic business applications en file storage. (Sjoch wêrom Wolkende komputearje ideaal is foar lytse bedriuwen en 5 gefolgen fan Cloud Computing. )
Fierder komplisearret it opslachoffer is it ferlet foar in soad bedriuwen om dokuminten te dielen tusken meiwurkers .
Binnen in kantoar wurdt dit typysk realisearre troch it brûken fan in triemtsjinner of netwurk oanfrege opslachapparaat (NAS). As dielde mobile tagong is ferplicht, kinne dokuminten yn 'e wolk bewarre wurde en dield wurde troch tagong tagongsrjochten te jaan. It resultaat fan dit allegear kin in triembehear nightmare wurde mei guon fan in persoanen dokuminten opslein yn 'e wolk en guon lokaal, en sels yndividuele dokuminten bewarre allinich op ien plak of de oare.
Organisaasje is it Key to Electronic File Management
Wêr't de dokuminten opslein binne, is it wichtich om se organisearre en opnij oan te hâlden. It doel fan elektronyske triembehear is om te soargjen dat jo fine kinne wat jo sykje, ek as jo sykje nei jierren nei har skepping.
De measte ûndernimmers hawwe ien kear of in oar yn 'e smoarch posysje fan in klantruf en net yn steat om de relevante faktuer of oare wichtige klantdokuminten fluch te finen.
Eartiids fergriemt is om it jier oan te skrambling om te besykjen om dokuminten te finen dy't betelje by bedriuwskontakten foar de boekhâlder of noch slimmer, de bestjoerders .
Feiligensorganisaasje fan digitale dokuminten is benammen kritysk yn in dielde omjouwing - as ien fan jo meiwurkers ôfwêzich is (tydlik of permanint!) Moatte jo ienfâldich dokuminten fine om alle dokuminten te meitsjen of beheard troch dizze persoan.
(Tink derom dat potensjele ferlies fan gegevensproblemen mei fergrutte, ôfstân fan meiwurkers is ienris reden om jo bedriuwsgegevens te beskermjen. Sjoch 6 Rules of Business Data Protection .
Dizze tips fan it bestjoer beheare help jo jo bestannen tagonklik hâlde:
1. Brûk de standert ynstallaasjemakkers foar programma triemmen.
Brûk de standert triem-lokaasjes by it ynstallearjen fan programma's. Under Windows, troch gearkomstprogrammaprogramma's bestiet ûnder de (Drive Letter) -> Programfilters directory. Ynstallaasje fan tapassing op oare plakken is misbrûkt en net nedich.
2. ien plak foar alle dokuminten.
Lege alle dokuminten ûnder in inkele "root" map. Foar in inkele brûker yn in Windows-omjouwing is de standert lokaasje de map My Documents.
Yn in triem-dielde omjouwing besykje itselde te dwaan. Meitsje in inkele root-map (ek wol "Shared Documents" neamd) en bewarje alle dokuminten yn submappen yn 'e root-map. Mei ien inkele lokaasje foar alle elektroanyske dokuminten makket it makliker om dingen te finen en opdrachten en argiven út te fieren.
3. Stelje mappen yn in logyske hierargy.
Dit binne de lytskeppelingen fan jo ynternasjonale kabinet, sadat jo prate kinne. Brûk platte taal om jo mappen te neamen; Jo wolle net sykje op dizze list fan mappen yn 'e takomst en freegje wat "TFK" of wat oars is wat ynteressante ôfkoarting jo útfine middels.
4. Nêst mappen yn mappen.
Meitsje oare mappen yn dizze haad mappen as needsaak ûntstiet. Bygelyks, in map mei de namme " Reaksjes " kin mappen befetsje mei "2018", "2017" en "2016". In map dy't neamd is foar in kliïnt kin de mappen befetsje "Kundegegevens" en "korrespondinsje". It doel is om alle triemmen yn in map te pleatsen, mar as in bûn fan opskreaune syndeksjes hawwe.
Net lykwols komplekse, djiplizzende mapstrukturen oanmeitsje. Hjirmei brûke plaknammen foar descriptive triemmen.
5. Folgje de triembegeande konvenanten.
Guon bestjoeringssysteem (lykas Unix) litte gjin spaasjes yn triem of mapnammen tastean, dus foarkomme as jo jo kompjûteromjouwing mingde is. Ynstee dêrfan brûke de ûnderwerpen as delimint (lykas Doe_John_Proposal.doc.) Oare tekens lykas /? <> \: * | "^ binne ek yn triemen of mapnammen ûnder Windows ferbean.
Brûk beskriuwende triemnammen foar ienfâldige identifikaasje en opheljen mar gean net oerbord - bestân / paadnammen hawwe lingtegroepen dy't ferskille tusken bestjoeringssysteem. Under Windows is de maksimale folsleine folsleine padenlange foar in bestân (bgl. De drive letter + mapnammen + triemnamme) 260 tekens. Gebrûk fan algemiene ôfkoartingen wêr mooglik, lykas Jan foar jannewaris of Corp foar Corporation.
6. Be spesifyk.
Jou elektroanyske triemmen logyske, spesifike nammen en befetsje datum yn triemnammen as mooglik. It doel as it bestellen fan triemen is om te fertellen wat de triem oer is sûnder dat te iepenjen en te sjen. Dus as it dokumint in brief is foar in klant dy't him oanbelanget dat it beteljen fergees is, neame it wat as "overdue_20180115"; earder as wat as "letter". Hoe wite jo wa't de brief is sûnder dat te iepenjen?
As jo triemmen troch e-post of portable apparaten te dielen hawwe, dan kinne jo de triemnamme hawwe mear spesifike ynformaasje hawwe, omdat de map ynformaasje net opnommen wurde sil mei de dielde triem. As jo dokumint bygelyks yn My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc stiet en de triem is dield of emailed wurdt de ûntfanger sichtber is de Doe_John_20170416.doc en kin net fertelle dat it bestân in klant is invoice sûnder dat te iepenjen.
7. Triem as jo hinne gean.
De bêste tiid om in dokumint te stjoeren is as jo it earst meitsje. Dus krije yn 'e gewoante it gebrûk fan it dialooch "As bewarje as" om jo dokumint te filejen en ek te neamen, yn it plak fan it plak te pleatsen.
8. Stel jo triemmen foar jo handigens.
As jo mappen of triemmen binne dy't jo brûke, sille se nei de boppekant fan 'e triemlist trochsykje troch se mei in neamd te neamen! of in AA oan it begjin fan de triemnamme.
9. Stel jo triemmen geregeldwei.
Somtiden is wat âlder is fanselssprekkend as yn 'e foarbyld fan de map neamd "Rechnungen" boppe. As it net is, bewarje jo mappen ûntslein troch it lêzen fan de âlde bestannen.
Skeakelje de bedriuwsferoarings net wiskje as jo net wis binne dat jo de triem nea wer nedich hawwe. Oarsom meitsje jo yn jo haad sammeljen fan mappen ûnder jo root map in map mei "Ald" of "Ynaktyf" te meitsjen en âlde bestannen yn it bewurkjen as jo komme oer harren.
( Hoe lang moatte jo rekreaasjewenten foar CRA of IRS beweitsje, hoe lang dat jo rekreaasjebeskriften hâlde moatte om jo belestingferplichtingen te foldwaan.)
10. Soargje jo bestannen geregeld.
Oft jo jo bestannen kopieare op in oare rol as op tape, is it wichtich om yn te regeljen en folgje in reguliere opsjogger. Sjoch de 3 stappen nei in suksesfol Backup-systeem .
Goede triembehear makket wat jo gewoan te finen hawwe
It behearen fan elektroanyske dokuminten moatte diel fan in algemiene dokumint management strategy wêze foar jo bedriuw. In goed dokumint managementplan sil alle aspekten fan tapassing dokuminten wêze, lykas opslach, opheljen, reservaten, en feiligens.
De sykfunksje is in prachtich ding, mar it sil nea oerienkomme mei it maklikerjen fan direkt nei in map of bestân. As jo dizze triembehear tips konsekwint folgje, sels as jo net witte wêr't wat is, wite jo wêr't it moat wêze - in geweldich foardiel as it giet om it finen wat jo sykje. Goede triembehearpraktiken sille jo bedriuwtiid en jild besparje.