Hoe meitsje in dokumint managementsysteem foar lytse bedriuwen
Foar in protte bedriuwen is it fokus fan dokumint management op 'e organisaasje en opslach fan dokuminten. Se wolle dokuminten yn in organisearre en feilige manier wize kinne bewarre wurde, dy't de dokuminten dochs maklik fûn wurde kinne.
Dit artikel sil jo sjen litte hoe't jo in dokumint-bestjoeringssysteem meitsje, dat krekt dat makket.
As jo "dokumintbehear" yn in sykmasine opjaan, jo krije langere listen fan dokumint management "oplossings", in protte mei software of apps dy't de foardielen advertinsearje fan in papierless boek .
Dokuminten behearse software of apps binne lykwols ûntwurpen om jo bedriuw te ferbetterjen fan elektronyske bestannen . It probleem is dat in protte lytse bedriuwen mei mingen fan âlde tema's op papieren en elektroanyske triemmen omgean moatte - en yn guon gefallen is it oanpart fan papiergegevens folle grutter.
Ien oplossing foar it probleem fan in mingde gegevensomjouwing soe wêze moatte om in dokumintebildsysteem te brûken om alle dokuminten fan jo bedriuwen yn elektronyske foarm te ferfangen. Mar dit is te djoer en tiidgewoan foar in soad lyts bedriuwen.
It goede nijs is dat jo de basisyten fan in dokumint-bestjoeringssysteem ynstelle kinne sûnder inkele spesjale software te keapjen of fia trochgeande dokumintôfbylding te gean.
It systeem moat net komplek wêze; Jo moatte gewoan tiid yn ynvestearje en útfiere.
Hoe kinne jo in dokumint managementsysteem meitsje
It opsetten fan in dokumint managementsysteem befettet trije stappen;
- it meitsjen fan in dokumint managementplan,
- it útfieren fan it dokumint managementplan,
- en folgje troch troch.
De earste stap, it kreëarjen fan it plan, befettet de beäntwurding fan dizze fjouwer fragen:
Wat binne de regels foar it meitsjen fan dokuminten?
Ferwizings , betellingsferoaringsbrieven, ferkeapbrosjueres, e-post, balânsblêden , kollaboraties, rapporten - Alle bedriuwen meitsje in ferskaat oan dokuminten yn 'e rin fan it dwaan en hâlden fan saaklike saken. En om de saken organisearre te hâlden, moatte alle bedriuwen regels opstelle foar it meitsjen fan dokuminten.
Bygelyks, binne der in yn-hûs-templates foar guon fan jo standert bedriuwsdokuminten, lykas brieven en invoices, en wêr binne se lizzend?
Is der in yn-hûs-stylguod dy't folgje moat?
Moatte nije dokuminten datearre wurde en / of tiidstempel wurde?
Hokker prosedure moatte folge wurde foar dielen of oersicht fan dokuminten?
Foar guon lyts bedriuwen is it iennichste punt oer dokumint skepping dy't sizze sil wêze wêr't de sjabloanen foar ferskate bedriuwsdokuminten sitte en hoe't se brûke. Mar as dokumint skepping yn jo bedriuw giet om ferskate minsken dy't gearwurkje, bepale of aktualisearje fan dokuminten, moatte jo in pear tiid beslute hoe't dizze dingen dien wurde moatte soargje foar effisjinte en konsistinsje.
Hoe sille wy dokuminten bewarje?
Der binne eigentlik twa aspekten foar dizze fraach.
De earste giet oer de fysike aspekten fan opslach. Ek as jo lyts bedriuw spesjale dokuminten yn stjoeringskaketten bewarje, binne de kosten ferbûn mei opslach; Net allinich de kosten fan 'e ôfjaufpassen sels, mar de kosten fan' e tiid wêryn't jo en / of jo meiwurkers dokuminten dokuminten of gean om se te heljen. Feitlik binne de grutste kosten dy't ferbûn binne mei opslach, foar de measte lytse bedriuwen, is wierskynlik de kosten fan 'e tiid dy't ferwachtet as minsken sykje nei dokuminten.
De twadde aspekt fan it stjoeren fan dokuminten is organisatoarysk; Hoe wurde dokuminten yntsjinne? De kaai foar it yntsjinjen fan dokuminten is om goede bestjoeren fan triembehear te folgjen.
Jo moatte ek witte hoe jo jo dokuminten argyf meitsje. Hoe wurde jo triemmen behannele dy't net ut de tiid binne of krekt klear om te ferpleatse nei de efterbrenner yn jo dokumintsysteem?
Tusken it begjin fan elke jier trochgean ik troch de ferskate wurkwurden triemmen op myn kompjûter, it opheljen fan dyjingen dy't net langer aktyf binne en nije mappen markearje fan it jier en / of ûnderwerp, ferpleatse triemmen sa nedich.
Itselde kin mei papieren bestannen dien wurde; It is net dreech om âlde (er) dokuminten te foegjen fan in bestân en label en in nij te meitsjen mei "Ald" yn 'e titel. Guon software biede automatyske opsjes op. Microsoft Outlook kin bygelyks âlde e-post ophelje.
Hoe kin it dokumint weromfine wurde ferflein?
Dizze fraach is it hert fan jo dokumintsysteemsysteem. Yn in enkête dy't Leger Marketing foar Xerox Kanada fûn, hawwe Kanadyske SMB- eigners en direkteuren yn 'e gemiddelde sein dat it koste $ 2,152 yn' t jier om dokuminten te behearen en te bewarjen en sa'n ien oere deis om te sykje foar dizze dokuminten (globeandmail.com).
Eartiids kinne goeie eksimplaren in lange wize nei it oplossen fan it probleem gean. It blêdzjen fan de artikels fan data beheare op dizze side sille jo begjinne. As jo dingen dwaan lykas konsekwint stringende nammen konvenanten folgje, wurde bygelyks dokuminten folle makliker te finen.
En as jo ienige yllustraasje is dy't in solide wurket of in bedriuwshâlder mei meiwurkers , ik advisearje it meitsjen fan in triemtalenlist , dy't gebrûk meitsje fan brûkers wêr't beskate typen fan triemmen gean - en wêr't bepaalde dokuminten te finen binne. As jo bedriuw as de measte is, tink om te befetsjen as de triem op jo kompjûtersysteem, in ynhiemtsertreker, yn 'e wolk is of as yn papierfoarm opsteld is op in fysike lokaasje, lykas in oplaadkabinet. Sjoch bygelyks dat jo foto's, fideo's of sels papieren foto's brûke yn myn bedriuw. In yngong yn jo triemlistlist kin wêze:
Digitale ôfbyldings / fideo's: komputer (of server) - rydt E: / fotos - bestân yn de passende ûnderwerp
Papier foto's: tafelkast 3 - Foto's - alpha by ûnderwerp
Shared network or cloud drives should be labeled according to content as should have cabinet drawers.
Hoe kinne wy ús dokuminten feilich meitsje / bewarje?
De earste line fan definsje foar dokumintfeiligens is fysikalich it fêstigjen fan it bedriuwsysteem sels. Alle bedriuwen moatte feiligensystemen hawwe, lykas alarmsysteem, ynstallearre - sels hûsbedriuwen .
Bedriuwen kinne ek ynvestearje yn oare feilichheidsapparaten, lykas finstersbalken / grillen, feiligens kamera's en / of patrol-tsjinsten. Jo kinne de hiele tiid trochjaan as jo wachtwurden meitsje wolle en fersifering fan triemmen yn in besykjen om jo elektronyske bestannen te beskermjen, mar it makket net wat te wêzen as immen gewoan ynwreidzje kin en jo kompjûter foltôgje en oan te drukken.
Alle ôfmakkasten moatte beklokber wêze en bewarre wurde nei bedriuwstiden (en sille op 'e middei sletten wurde as der gjinien betrouber yn' e buert wêze sil).
Algemiene feiligingsprosedueres foar elektroanyske dokuminten befetsje dokuminten op it stypjen fan dokuminten geregeld en dokuminten reservekopy oaren oars as deselde hurde skiif wêr't de oarspronklike dokuminten binne. Off-site is it bêste om te hâlden tsjin jo bedriuwsgegevens dy't troch natuerrampen wipe binne - mar in oare reden wêrom de wolk ideaal is foar bedriuw .
Kleine bedriuwen mei kollega's of meiwurkers dy't itselde kompjûternet net hawwe, kinne wol wat tagonklike brûkers beheine, sadat se allinich gebrûk meitsje kinne fan 'e middels fan' e netwurk. Jo kinne bygelyks in netwurk- of wolk-dielde triem hawwe mei de namme "Accounting" dy't tagonklik tagong ta beheining hat beheind. Sels as in brûker tagong hat ta in boarne, lykas in applikaasje, kinne bepaalde dokuminten wachtwurd beskerme wurde. Ynhâld fan dokuminten kin ek fersifere wurde, sadat se allinich tagonklik binne foar dyjingen dy't de ferplichte kaaipskesje hawwe.
Meitsje deftigens is in oare bedriging foar gegevensfeiligens. Kleine bedriuwen mei meiwurkers moatte résumé feitsje kontrolearje en efterkant kontrolearje op meiwurkers in saak fan belied.
Implementearje jo Document Management System
As jo jo dokumint managementplan makke hawwe troch te beantwurdzjen fan de boppesteande fragen, binne jo ree om it te ymplemintearjen, dat jo persoanlikheid de details fan jo dokumintbehearsysteem kenne en folgje oan passende prosedueres by it meitsjen, stjoeren en opheljen fan dokuminten.
Jo sille ek geweldich wêze moatte dat elkenien tagonklik en brûkte dokuminten yn jo organisaasje folget, dingen lykas nammentjen en dokuminten goed te bewarjen. Spot kontrolearje op regelmjittige basis om te hifkjen oft bepaalde triemmen maklik te finen binne en te behâlden tsjin misfiling.
Jo kinne in dokumint-bestjoeringssysteem yn in dei ynstelle, mar ymplementearje it konsekwint yn 'e tiid de kaai foar har sukses. De belangen binne geweldich - it kin wêze dat jo fine fine wolle as jo wolle en frede fan geast.