Alle jierren wurde wurkjouwers ferplicht om in rapport te stjoeren oan meiwurkers dy't har folsleine lieningen en ôfdielingen sjen, sadat de meiwurkers de ynformaasje opnimme kinne oer har ynkommensbelestings werom. De rapporten moatte ek yntsjinje mei de Sosjaal Feiligens Bestjoer. Dit rapport is in W-2-foarm.
Foardat jo W-2-foarmen meitsje en stjoere nei de meiwurkers en de Sosjale Feiligensbehearder, folgje dizze stappen om derfoar te soargjen dat alles rûch giet.
01 - Asjebleaft jo hawwe korrekt ferklearre arbeiders as wurknimmers
In meiwurker is in arbeider dy't wurkt op 'e rjochting fan in wurkjouwer. Yn 't algemien is elkenien dy't tsjinsten foar in organisaasje útfiert, is in meiwurker as de organisaasje kontrolearret wat wat dien wurdt en hoe't it dien wurde sil.
Oan 'e oare hân is in ûnôfhinklike ûndernimmer in yndividu of bedriuw dat soarget foar in oare yndividuele of bedriuw. De ûnôfhinklike ûndernimmer is in aparte bedriuwsorganisaasje en wurdt net beskôge as in meiwurker. Guon foarbylden fan unôfhinklike kontraktueren binne konsultanten, middels, of brokers. It wurk fan ûnôfhinklike kontraktors is faak foarkom of net essensjaal foar it bedriuw; bygelyks in skjinbûtsjinst, learlineprosessor of IT-tsjinst.
Lês mear oer it klassifisearjen fan wurknimmers as meiwurkers of selsstannige kontraktors , en rieplachtsje in arbeidersadres foar help.
02 - Kontrolearje Diel fan fergunning en fereare foar it hjoeddeisjier jier
Twa stappen binne belutsen by it W-2-proses. De earste stap is de W-2-foarmen te dielen oan meiwurkers. De twadde stap is om dizze formulieren te fereaskjen mei de Social Security Administration. (SSA)
De termyn foar sawol ferdieling foar meiwurkers en yntsjinjen mei de SSA is 31 jannewaris fan it folgjende jier. Dit is in nije eardere termyn foar de SSA-oanfreegjen is ynsteld foar help te helpen fan belestingfraude. Lês mear oer de W-2 en 1099 deadlinen.
Soargje derfoar dat jo wurken begjinne yn jannewaris harren meiwurkers, dus hawwe se tiid om se te oersjen, miskien miskien te foarkommen.
03 - Kontrolearje Employee W-4 Formulieren
Employers binne ferplicht om in W-4-formulier op triem foar alle meiwurkers altiten te hawwen. Form W-4 befettet ynformaasje dy't nedich is foar it bepalen fan it bedrach fan 'e federale ynkommensbelestingsbeskerming fan' e meiwurkers, gebrûk fan houliksstatus, oantal ôfhingingen, en eventuele oanfoljende bedragen.
Form W-4 moat fertraging yn hanthavening wêze en op elk momint de meiwurker in wiziging meitsje wol. De meiwurker moat it W-4-foarm feroarje as de persoanlike ynformaasje fan 'e meiwurkers (ynklusyf maritime status en tal ôfhannele) feroaret, of as it adres fan' e meiwurkers feroarsaakt. De meiwurker kin ek de W-4-foarm yn alle gefallen feroarje om de bedraggen te feroarjen .
Alle jierren foar it ein fan it jier moatte de wurkjouwers alle meiwurkers freegje om it W-4-formulier te besjen om te soargjen dat de persoanlike ynformaasje krekt is.
Soargje dat meiwurkers krekt en aktuele ynformaasje op Form W-4 helpe om jo W-2 foarmen te meitsjen en te fertsjinjen.
04 - sammelje persoanlike ynformaasje foar W-2 foarmen
Earst moatte jo in pear basis ynformaasje oer jo bedriuw hawwe foar alle W-2 foarmen:
- Jo bedriuwsnûmer ID-nûmer
- De namme, adres, en postkoade fan 'e saak
- En jo bedriuw is steatidentifikaasje nûmer
Dan moatte jo ynformaasje hawwe oer elke meiwurker te sammeljen, sawol persoanlike ynformaasje as learlinynformaasje:
- Naam namme en adres en sosjaal feiligensnûmer of oar taks-ID-nûmer
- Beleid betelle oan dy meiwurker: totale lean, tips en oare kompensaasje
- Bûn fan federale ynkommensbelesting
- Sosjale feiligens salaris (oant it maatskiplik feilichheidsburo foar it jier)
- Medicare-leannings en tips en Medicare-belestingen binne ynhierd, wêrûnder de ekstra Medicare-belesting foar hegeinkomst bywurkers.
- Ferplichte personiel tips betelle
- De ôfhannele soarchferlieningen betelle, en oare foardielen betelje foar de meiwurker
- Foar elke steat dêr't de meiwurker wurke, hawwe de steatleazen en tips betelle en de steatbelestingsbelesting bewarre
- Lokale leanningen en tips betelle en lokale ynkommen belesting wurde hâlden.
05 - W-2 ferwurking - Wêr't W-2 wurde makke?
As jo bedriuw nij is foar leverjen fan betellings, of as jo levering sitewaasje in koartlyn feroare is, is it in goeie idee om it proses te besjen, te finen, te fertsjen en te fertsjinjen fan einjiersrapport oan meiwurkers. Jo kinne W-2-foarmen krije fan in buro-opslach winkel, jo CPA, fan belesting- of accounting-software of fan 'e IRS.
Taljochting: Jo kinne W-2-formulieren net downloade fan de IRS of earne oars op ynternet. Kopie A fan 'e W-2-foarm is yn in spesifike kleur fan read teken en kin net duplizearre wurde. Jo moatte it spesifike IRS-formulier fan Kopie A mei de Sosjale Feiligensbehearder stelle (dit is it kopy dat jo oan 'e ein fan febrewaris hâlde mei de Social Security.
Hjir binne guon opsjes foar it opstellen fan W-2 foarmen:
- Wetter - Agrarwetter As jo inkele meiwurkers hawwe en jo accounting-software brûke, kinne jo in oanfolling meitsje om W-2-foarmen te meitsjen mei dizze software.
- It brûken fan belestingfoarsjenning. As jo ien fan 'e mienskiplike belestingfoarsjenningsprogramma's brûke, kinne jo online of yn in buroblêd ferzje, en jo hawwe de saaklike ferzje fan dizze software kocht. Kontrolearje oft de W-2-ferwurking opnommen is. Shirley Elmblad, gids foar finansjele software, hat in artikel oer steatprogramma's
- It brûken fan kunde W-2 foarmen . De wichtichste kantoarferfierbedriuwen hawwe foarôfdrukke W-2 foarmen foar gebrûk mei software op in cd wêrtroch jo de ynformaasje jaan kinne foar dizze formulieren manuell en drukke se op jo printer.
Hokker metoade dy't jo brûke foar it meitsjen en drukjen fan W-2-foarmen moatte ek W-3-transmoarringsfoarmen hawwe .
06 - Beslute hoe't W-2 foarmen te dielen oan meiwurkers
Sa't jo W-2-foarmen makke hawwe, is jo folgjende beslút hoe't jo se oan meiwurkers fertsjinje. Tink derom dat de termyn foar de ferdieling fan W-2 foar wurknimmers foar 31 jannewaris fan it jier nei it belestingjier. Bygelyks, wurkjouwers dy't nedich wiene om it fermistejier W-2s fan 2016 te fertsjinjen, hawwe oant 31 jannewaris 2017 har te fertsjintwurdigjen.
Jo hawwe twa opsjes foar it ferparren fan gedichten fan gedichten fan W-2 oan meiwurkers: se ferwiderje se of persoanlik oan te dielen. As in meiwurker persoanlik har W-2-formulier nimt, dan wolle jo de meiwurker tekenje dat it formulier opnommen is, om fragen te foarkommen oer oft dit dien is.
07 - Kontrolearje foar mislearre foardat jo W-2 foarmen formulierje nei meiwurkers
Om de problemen te minimalisearjen en W-2 foarmen te ferstjoeren, kontrolearje de W-2-foarmen foar fouten, mei dizze checklist. Mienskiplike W-2-fouten binne ûnder oaren yn gebrûk fan 'e ferkearde jûnsfoarm, dat miskien gjin ynformaasje opnimme, ynformaasje opjaan yn' e ferkeard fekânsje, en it fêstlizzen fan 'e sosjale feiligens net fêst te hâlden op it maksimum.
08 - Hantlieding meiwurkers fersiken foar dûbele W-2 Formulieren
Meiwurkers faak miskien of ferwiderje W-2 foarmen en se kinne komme nei jo lieningparagraaf dy't in dûbele kopie fan har W-2 form freget. Foardat jo W-2-foarmen fertsjinje, beskôgje hoe't jo mei dizze fersiken omgeane:
- As jo de formulieren ynterne útdrukt hawwe, kinne jo it W-2-formulier gewoanwei ferstjoere en jo it oan ofstjoere nei it personiel jaan.
- As it formulier makke is troch in bûtenlânsk lieningsjinst, kinne se jo opjaan foar de kosten fan opdrukken en fersjoeren fan 'e foarm. Jo kinne meiwurkers foar in earste dûbele foarm opjaan, of in twadde dûbele yn in jier (it bart!).
Wat jo beslute, it is in goeie idee om jo belied oangeande dûbele foarmen oan meiwurkers te kommunisearjen. Mei in fergoeding foar duplikaatfoarmen kin ekstreem sjogge, mar it kin ôfsnien wurde op it oantal ferlernende foarmen dy't jo hawwe om te hanneljen.
09 - Filsting W-2 en W-3 foarmen mei de Social Security Administration
Neidat jo besletten hawwe hoe't W-2-foarmen te meitsjen en dizze foarmen oan meiwurkers ferwurke wurde (oant 31 jannewaris fan it jier nei it belestingjier), jo neikommende beslút is te besjen hoe't dizze formulieren mei de SSA- .
Alle W-2 foarmen moatte opjaan wurde mei de Sosjaal Feiligensbehearder, tegearre mei in trochstringsformulier W-3 . Twa opsjes foar it ynstellen fan dizze formulieren:
- Jo kinne online opnimme yn 'e bedriuwsgroep Business Services Online fan' e webside fan 'e Sosjale Feiligens Jo moatte earst registrearje, en meitsje dan de passende formulieren online. As jo online stjoere mei de BSO, moatte jo gjin W-3 foarmen opnimme.
- Jo kinne ek foltôge W-2-foarmen tagelyk mei Form W-3 nei de Social Security Administration.
Hjir is mear ynformaasje oer hoe't jo in W-3-foarm meitsje .
10 - Bestjoeren fan steatregels foar it ferpartsjen fan W-2 foarmen
As jo in W-2-formulier meitsje foar in meiwurker, dan wurdt ien diel fan dat formulier (Kopie 1) oanwiisd om yntsjinne te litten nei de steat dêr't de meiwurker wurket. As de meiwurker wurket yn mear as ien steat, moatte jo in kopy fan it W-2-form foar elke steat yntsjinje.
Elke steat hat ferskillende easken foar it yntsjinjen fan W-2-foarmen en alle transmintale foarmen. Kontrolearje mei jo steatstsjinst fan 'e steat of steatferslach ôf om de easken fan' e steat te learen.
FERDATE: In protte steaten befetsje de nije eardere 31 jannewaris foar it oanfreegjen fan W-2s mei de SSA.
Lês mear oer steatebelestingbelestingen.