W-4, I-9, wurkwize, State Registration, en Mear
Jo earste ferantwurdlikens foar papierwurk en regelingen foar nije meiwurkers komt fuortendaliks nei hier. Foardat de meiwurker wurkje en syn of har earste beteljen ûntfangt, binne guon foarmen dy't jo hawwe moatte de meiwurkers foltôge hawwe. Dizze foarmen moatte fereare wurde troch elke meiwurker, neffens beide federale en steatgesjochten.
Yn 'e measte gefallen moatte jo de foarmen net nei elkenien werombringe, mar jo moatte har hâlde. As dizze foarmen foltôge, moatte jo se op in bepaalde lokaasje hâlde, beskikber foar meiwurkers en oaren dy't har sjen moatte. De Amerikaanske ôfdieling Labour (ûnder de Wage en Hour Division) hat spesifike easken foar liening en persoanlike rekord dy't op alle meiwurkers bewarre wurde moatte.
Binnen-, steat- en lokale ynstânsjes kinne jo wurknimmers ek kontrolearje foar ferskate redenen, sadat it rekken hâlden is fan belang.
01 - Form W-4 foar federale ynkommensbelestinghâlding
Alle nije hires moatte it Formulier W-4 foltôgje foardat jo har beteljen betelje. Dit formulier befettet ynformaasje oer famyljebestân, oantal ôfhingingen, en oanwêzige ekstra hanthaveningen. It wurdt brûkt om it fêsthâlden foar federale ynkommensbelesting te berekkenjen . Jo moatte gjin kopyen fan alle W-4 foarmen hâlde, krekt de lêste.
Employers moatte gjin meiwurkers advys jaan oer hoe't dizze formulier foltôge kin, mar jo kinne se oan in IRS-artikel riede dy't har dit formulier helpt.
Soargje derfoar dat de lêste resinte fan 'e W-4-foarm brûkt wurdt. De Steatekommisjes en Jobs Act fan 2017 hawwe grutte feroaringen makke foar de tebekplaten en meiwurkers kinne harren tebekwiziging wizigje om te foarkommen dat se tefolle belesting hawwe fan har beteljen. Jo moatte it 2018 W-4-formulier brûke foar nije hires en foar meiwurkers dy't feroaringen meitsje wolle yn har foarm.
Employees kinne har W-4-foarm sa faak feroarje as se wolle. Bygelyks, in meiwurker kin in bonus krije en wolle wifkjen feroarje. It is jo ferantwurdlikens as de wurkjouwer om de lêste feroaring te foljen en te soargjen dat meiwurkers betelingen de winsken fan 'e meiwurker foar it behanneling reflektearje.
02 - Form I-9 en E-Verify System foar Wurkwize Fermelding
As wurkjouwer moatte jo de leefberens fan nije meiwurkers dokumintearje om yn 't wurk te wurkjen. It dokumint dat jo brûke moatte is F orm I-9 , Wurkwittenskiplike ferifikaasje, dy't troch elke nije hiering foltôge wurde moat. De nije meiwurker moat dokumintaasje jaan fan (a) identiteit en (b) wurkwetigens.
Der binne twa stappen foar it I-9 proses. Earst bringt de meiwurker it formulier út en stelt hokker identiteit en wurksumens foar dokuminten te brûken. Dan moatte jo as wurkjouwer oan dy dokuminten sjen en derfoar soargje dat se adekwate en passend binne.
Jo moatte dit formulier behâlde yn 'e recorders fan' e meiwurkers, mar jo moatte dit net nei elkenien stjoere. As in ymmigraasjeoffisier nei jo bedriuw komt of jo persoanlike dokuminten besjogge wol, is it formulier jo bewiis dat jo de wurksumensberens fan 'e wurken befestige hawwe.
Grutste wurkjouwers (mei in protte meiwurkers) kinne jo oanmelde foar it E-Verify-systeem en brûke it om te kontrolearjen op de fermelding fan nije meiwurkers om te wurkjen yn 't de US It systeem brûkt de ynformaasje op Form I-9 om te fergelykjen mei federale databases.
03 - Oanfraachformulier foar Job
Elke nije meiwurker moat in wurkapplikaasje formulearje, ek as dizze persoan al in resume foar it wurk stjoerd hat. It taakfraachformulier befettet ynformaasje oer de nije meiwurker dy't kin ferifiearre wurde, lykas eardere wurkjouwers en ûnderwiis. It befettet ek meardere ferklearrings fan 'e oanfreger moat tekenje.
In deklaraasje oer it oanfraachformulier beslút dat de ynformaasje op 'e applikaasje wier en wier is, wylst oare ferklearrings de wurkjouwer ferlitte om referinsjekontrakten en eftergrûnskontraten te dwaan.
Mei in oanfraachformulier foar elke meiwurker beskermje jo as wurkjouwer fan in oanfreger dy't fraude stellingen meitsje, en jo kinne aksje beslute as it oanfraachformulier net genôch is.
04 - Steathâlding en registraasje
Employers moatte nije meiwurkers registrearje mei it nije amtlik notifikaasje-systeem fan harren state; Dizze registraasje lit de steat socht wurde foar bern fan stipeferlieningen fan dizze meiwurkers. In list mei de state-notifikaasjesysteem is opnommen yn dit artikel.
Elke steat dy't ynkommensbelestingen sammelt hat easken foar wurkjouwers om rapporten te beteljen en te beteljen. Kontrolearje jo ôfdieling fan ôfdieling (of equivalent) foar ynformaasje oer hoe't jo registrearje as wurkjouwer yn 'e steat. Dit rykstsjinst sil jo ek ynformaasje jaan oer formulierfoarmen en easken foar it rapportearjen en beteljen fan bedragen.
Foar steaten dy't in ynkommensbelesting hawwe, moatte jo dizze belesting fan 'e meiwurkers betelje en de bewarre belestingen nei it passende steateargyf stjoere.
05 - In kontrollist foar it meitsjen fan nije personiel
Hjir is in kontrôle fan 12-stap fan nije hierproses, dus jo ferjit neat. It befettet ûnder oanjaan fan in Employer ID-nûmer, (in federale wurkjouwer-identifikaasûmer), registrearret mei de IRS foar belesting fan belestingen en betellingen, en registraasje mei jo steat fan 'e steat (as staat ynkommen fertsjintwurdiging is nedich). Oare registraasjes en easken binne ek te finen.
06 - Ien Mear Thing - jo meiwurkershân
As jo bedriuw meardere meiwurkers hat, moatte jo in meiwurkers hânboek of belied en prosedueres hân hawwe. In hânboek kin wurkprosessen beskriuwe en foardielen neist belied en prosedueres.) Alle nije meiwurkers moatte in kopy fan dit hânboek krije en moatte tekenje dat se it lêze en begripe.
It meiwurkershânboek wurdt in wetlik bindend dokumint foar sawol jo as jo meiwurkers. Mei meiwurkers lêze it meiwurkershelp kin helpe foar fergrutte wurknimmers te foarkommen, ferwachting ferwachtingen en mooglike oarders.