10 tips foar skriuwen fan bêste donateur, tankje jo briefbrieven

by Joanne Fritz

Jo kinne nea goed te tankjen of te faak wêze

Troch jo tank oan in donor einiget ien transaksje, mar boude in brêge foar takomstige stipe en djipper ferbân. Doch it goed, en jo binne op jo wize nei suksesfolle suksesfonds.

Hjir binne tsien tips foar it meitsjen dat jo tank jo krekt rjocht hawwe.

01 - Krij it yn 'e mail fluch

Achtentachtich is in ideale turnaround foar in tanktafel. As dat ûnmooglik is, soene net mear as in wike. Jo wolle dat de donateur ûnthâlde dat hy de donaasje makke hat, dat jo tankstikens syn aksje fersterket en belibje him foar it jaan.

Troch it brief te krijen, sil de namme fan jo woldiedigens stapke yn 'e gefoel fan' e donor, jouwe him op, dat jo de spesifikaasje krigen hawwe en bepaalde him mei jo effektiviteit en yndruk.

Sawol online donors moatte in mail stjoere, mar dat is djoer, en in protte net-profesjes ferpleatse safolle mooglik nei online. Yn dat gefal moatte jo derfoar soargje dat jo online-donateur net krekt in e-post krigen hat. Nim tiid om jo in eamelje te tankjen en jo it yn wat memorabel te meitsjen

Brúnje op bêste praktiken foar e- maildagen fan jo brieven . Yn folsleine e-mailberjochten kinne jo jo tankwurd jo net ûntslein wurde, dus oandachtje op har subsydzele en soargje derfoar dat de "út" rigel jo organisaasje dúdlik identifisearret.

Der binne in protte obstakels om te tankjen fan in donateur troch e-post dat jo ferjitte kinne. It moat bliuwe fan 'e SPAM-map , de oandacht fan' e sprekker falt en him of yn 'e iepenbiere petear yn' t iepenje sil. Lit de lege en relatyf lytse kosten fan e-mailen jo net oan syn tekoarten ferbliuwe.

02 - It persoanlik meitsje

Persoanlikearje jo dankes letter mei de namme fan de donateur (dûbel kontrolearje de stavering en neamt in frou in frou) en skriuw direkt nei it yndividu. Eartiids binne machtich.

Wat wurket foar in boargerferslach ek wurket foar in dankes letter. Bygelyks brûke persoanlike foarnammen , lykas "jo", "we", en "I."

Meitsje ynformaasje oer de donor, lykas hoe lang se in donor west hawwe, of dat jo se genietsje hawwe op it lêste barren. Faaks hat de donateur in priis krigen of krige in promoasje. Fiel jo frij om wat oer dat oan jo brief ta te foegjen.

In goed donor-rekord-systeem sil jo bêste freon wêze as it giet om dit nivo fan persoanalisaasje. De measte systemen, sels lege kosten, hawwe de mooglikheid om aktuele ynformaasje oer dyn donors te fangen.

Wannear hienen se lêst geane? Haat se frijwilligers? Wannear't de lêste tiid de donateur kontakt wie mei jo organisaasje en wat wie it aard fan dat ynteraksje?

As dit in earste-donateur is, stjoer in begruttingspakket en besykje de donateur om te subsoanen foar nijsbrieven en oankundigingen.

As jo in lange tiid donateur tanke, beskôgje jo in handschriftige notysje yn stee fan in formele brief, of in oare kreative manier om tank te sizzen .

03 - Koördinearje it mei kampanje tema 's

Koördinearje de tank mei it berop of kampanje dy't yn 'e donaasje brocht hat.

Untwerp in sjabloan foar in tanktafel as jo jo fundraisingmaterialen skriuwe. Tink it oan as part fan jo kampanjepaket. As de sprake is yn antwurd op in oare stimulus ... miskien in evenemint dy't jo ynsteld hawwe ... oangeande de brief oan dat barren.

Komt folsleine sirkel werom nei 'e berop ferbettere de kleur fan jo namme fan' e organisaasje yn 't ferstân fan' e donor. It is ek berikt oan de donateur.

As de sprake is yn antwurd op in bepaalde e-postberek, ûntwikkelje in post-donaasje-lizzende side op jo webside spesifyk foar dy donateurs.

Generika is út. Spesifike oan wat de donateur seach dat hy of har twongen om te jaan is in must. Bygelyks, as in donateur donearre hat om de slachtoffers fan in ierdskodding te helpen, soargje derfoar dat jo tankstik dat situaasje ferwiist.

04 - Gebrûk fan ferhalen om donors te ferbinen oan resultaten

Helpdoksen produsearje hoe't har jild útbrocht is De bêste manier om te dwaan is in ferhaal te fertellen oer in bepaalde persoan dy't holpen waard troch de stipe. It ferhaal nedich net lang. Troch in pear sinten en brûk de namme fan in persoan kin genôch wêze om empasy yn 'e donateur te stimulearjen.

Meitsje jo donateur de held fan dy ferhalen. Hy of sy makke dat ferhaal mooglik. Besykje in ynventarisje fan ferhalen oer de goede dingen jo winsklikheden. dan meitsje blokjes fan kopy mei dizze ferhalen en falle se yn jo dankesbrieven as passend.

It ferhaal fan 'e ferhalen wurdt faak hâldt jo brieven frik en makket it makliker om in protte brieven te ferstjoeren sûnder dat elke fan har folslein nij te meitsjen hat.

Ek as jo minsken dy't yn gefoelige situaasjes tsjinne binne en dat jo har identiteiten beskermje moatte, binne der manieren om har ferhaal te fertellen sûnder har privacy te kompromisearjen.

05 - Sille in echte persoan fan jo brieven

Misbrûk fan digitale signaturen as jo gjin tûzen letters op 't stjoere. Sels dan reservearje brieven dy't goede donanten jouwe foar jo direkteur direkteur, de ried presidint, of in frijwilligerssintrum foar fuortset ûnderwiis om te tekenjen. Brûk echte earste klassestempel foar dizze letters.

06 - Foegje in persoanlike, hand-skriftlike nota

As der oanwêzich is, freegje de direkteur direkteur of Board President om in persoanlike notysje oan de brief ta te foegjen. Langegeande donateurs dy't jo ED of bestjoersleden kinne jo kenne dat benammen fruchtber binne.

Meitsje in resinte evenemint dat de oanwêzige donateur sil beide de oanfieder fan in noflike ûnderfining oanbelangje en it echtens oan 'e nota taheakje. Tink oan in notysje-skriuwepartij mei frijwilligers dy't knoppen skriuwe kinne op 'e brieven of post-it-notysjes mei handschriftige berjochten.

07 - Ferklearje in antwurdpunt

Ik advisje net oan te freegjen oan in oar donaasje yn in dankes letter. Honestly, dat feroaret minsken mear as jo tinke. Mar krekt wêrby't in antwurde hantlieding it donor oanbelanget kin wurde dat takomstige donaasjes wolkom binne.

In soad donateurs hâlde dizze hoemanneken en brûke se foar in kado letter ... of sels fuort. Andrew Olsen fan 'e Fundraising Fundamentals is entûsjast oer ynklusyf antwurden hantliedingen yn tanke jo letters. Hy hat wolwilligers fûn dy't dizze taktyk brûke foar nije donors hawwe "2e kado's konvertearjen dy't oeral binne fan 8% -12% heger as dy organisaasjes dy't har net by steane."

08 - Brûk de brief as belestingbelesting

Jo spesjalist tankje jo kinne ek in kwadrekking wêze. Jo moatte elk jier in kwaffiching leverje foar belestingdoelen as in donateur $ 250 of mear jout , en jo kinne dizze iepenbiere ynfoeging mei dizze brief opnimme.

Dank jo brieven hjoed de dei typearje de goede disclosurees elk kear as in donor jout, of ynternet, troch kontrôle of fia de moannefergunning .

It is ek goeie praktyk om in gearfetting fan it jaan fan it jier oan it begjin fan it kommende jier, krekt op 'e tiid dat donors typearje har stevingsfergunningen, oanbiede . Tink derom dat in krêft is net in tank . De ûntfangst moat in lyts part wêze fan 'e brief.

09 - Meitsje mear belutsenens

It is altyd leuk om in útnoeging te meitsjen om jo buro te besykjen en jo wurk earst te sjen.

Yn 'e hjoeddeistige wrâld dêr't jo donaasjes fan' e minsken oer de hiele wrâld freegje kinne, kin in yntegraasje troch sosjale media berikt wurde. Meitsje jo donateur te stimulearjen om jo organisaasje te folgjen op Facebook en Twitter of oare sosjale netwurken dy't jo dielnimme.

Om't der gjin hyperlinks binne yn in e-mailberjocht, jouwe jo webside adres en soargje derfoar dat jo sosjale mediaknoppen ienfâldich te finen binne.

Meitsje in eksplisite útnoeging om de webside te besykjen en klikje op dy knoppen en om te melden foar jo e-mail-nijsbrief of oare kommunikaasje. Sosjaal media-ikon binne wat fan ' e wichtichste eleminten op jo webside fan' e woldiedigens.

10 - In postscript taheakje en kinne jo kontaktpersoanen jaan

Wy binne alle skimmers. Dêrom lêze de measte fan it top diel fan in brief en dan nei it PS skodden Dan kinne wy werom gean en de rest fan 'e brief lêze. Direkte e-postmerkingen witte allegear oer de PS en hawwe altyd it ynklusief. Soms hawwe se mear as ien.

Foar de PS fan in tanktafel kinne jo miskien nochris ferwize nei it ferhaal dat jo levere hawwe ("Michael en Jane binne feilich en bliid fanwege jo") of dêr wichtige kontaktynformaasje stean.

Donors moatte de namme, tillefoannûmer en e-postadres hawwe fan ien yn 'e organisaasje dy't se kontakt kinne mei fragen. Kwaliteitservice is krekt sa wichtich foar nonprofits as foar bedriuwen, sadat it makliker is foar in donateur om in echte persoan te finen as se in probleem hawwe.