Dochs wylst eventuele planning fan eventuele kritiken as jo wolle dat it evenemint reidlik is, wolle jo ek resultaten fan al jo ynspannings.
Dêrom moat jo organisaasje in "host-kommisje" werkenne.
Wat is in húskomitee?
In 'hostkomitee' is oars as in tradisjonele eveneministyske kommisjekommisje. Ynstee fan minsken dy't aktyf plannen, plannen of opsetten foar de eveneminten fan 'e dei of jûn, is de hostkomitee in team dy't har netwurken brûkt om te soargjen dat it barren in hit is. Guon host-kommisje-leden kinne kieze foar:
- Meitsje harren freonen, famylje of kollega's oan om kaartsjes te keapjen
- Sammlings items fan lokale bedriuwen sammelje
- Meitsje ferfangerferbiningen foar doarpspriis of eventuele catering
Fansels binne der in ungewoane wize fanwege in hostkomitee kin jo karriêre foarfallen better meitsje as ea . Tink oan in host-kommisje as de eigentlike host fan in partij; ien dy't de bêste gasten útnocht, wit wa't foar iten of opdiel skilje sil en kin jo ferbine mei minsken dy't it evenemint in folsleine sukses meitsje.
Om't in hostekomitee de fûnsen ophelje kin op in evenemint of mear media omtinken te krijen, it fynen en werjen fan 'e rjochten fan' e persoanen is wichtich.
Wa't jo foar jo host-kommisje kieze
In echte nuttige hostkomitee sil gjin betelle merkpartners of evenemintenplanners. Ynstee dêrfan moatte se sterk bekrêftige leden fan jo besteande ploech, donateurbasis of frijwilligers mei ferbiningen en de wilens om te berikken.
Jo hostkomitee kin farieare fan gewoan in oantal minsken oant tsientallen.
De mear minsken op jo kommisje, de mear ynfloed kinne se kolleezje meitsje op it sukses fan jo evenemint.
Jo kinne host-kommisje-leden hast oeral fine, ynklusief:
- In bestjoerslid of foarsitter yn jo organisaasje
- Frijwilligers dy't tige belutsen binne by de mienskip
- In donateur dy't ferbânsen hat mei lokale bedriuwen
- In donateur of bestjoerslid dy't wiidweidige kontakten hat yn jo ideale donateur demografyske
- Frijwilligers, dy't winkels of wykhearters witte
- Lokaal of nasjonale bekers, dy't faak foar jo advys pleitsje
Ienris hawwe jo persoanen jo jo graach by jo host-kommisje besykje; it is tiid om har te rekrutearjen.
Hoe kinne jo in hostkomitee werkenne
Sykje en ferbine mei persoanen dy't eksklusyf kommisje-leden útfiere. Litte lykwols net allinich freegje om op in gastkomitee te wurden. In formele útnoeging is de bêste manier om leden fan kommisje te fertsjinjen.
Yn in útnoeging fan in húskommisje is it wichtich om yn te foljen:
- Folsleine ynformaasje oer it evenemint en jo organisaasje (datum en lokaasje)
- Ynformaasje oer it doel fan it barren (fûnsjen foar in spesifike oarsaak)
- Foarbylden fan hoe't in hostkomiteel lid bydrage kin
- In datum om te respondearjen of te ferbinen mei jo ploech
- In "foarútstapke" tankje jo foar it litten fan jo witte dat jo opnij binne om har útnoegje
- Jo namme / contactpersoan en kontaktynformaasje
Soargje derfoar dat potinsjele leden har ynspraak witte dat se erkend en wurdearre wurde en dat se in wichtige ynfloed meitsje kinne troch te ferienjen.
As jo freegje hoe't jo jo útnoegingsbrief fan jo host-kommisje opnimme, binne der in protte foarbylden oer oare gemeenten net-bedriuwen. As jo sykje foar in ienfâldich brûke sjabloan, kopiearje en paste it sjabloe hjirûnder en ynfoegje jo ynformaasje yn elk fan 'e klokken.
[Datum]
Dear [Insert Name]:
Ik skriuwje om jo te litten oer in spannend barren dat [Jo Organisaasje Namme] plante foar [moanne] yn [Insert City].
Yn [moanne + jier (as oars as de hjoeddeistige)] bringt [Organisaasje] de [Event Name] nei [City] om it bewustwêzen te ferbetterjen oer [cause / sosjale probleem / problemen fan jo organisaasjeadressen] en om stipe foar [ programma's / inisjativen / ynspanningen].
[Stavere relevante ynformaasje oer it barren / doel / tema].
It barren sil hâlden wurde yn [City] by [Event Venue (as jo it hawwe)] op [datum en tiid].
[Foarnamme], wy wolle jo help helje om dit evenemint te meitsjen - en oaren krekt it like - in súkses. As jo in part fan dit evenemint wêze, as ek takomstige eveneminten, wolle wy it tankberste wêze as jo dizze formele útnoeging akseptearje moatte om diel te nimmen fan ús hostkomitee.
Der binne in pear ienfâldige manieren om te belutsen:
- Stjoer jo namme, of jo namme fan jo organisaasje, as lid fan ús hostkomitee
- Lês jo kollega's, freonen en buorlju om in [tabel / kaartsje] te keapjen nei ús evenemint (s)
- Begjin ús foar it evenemint
- [Ynsteld spesifyk fersyk basearret op 'e persoan fan' e stân, ferbiningen.]
Wy hawwe it ek leafde as jo jo eigen tabel hâlde en jo freonen en kollega's in jûn fan wille te laden. Jo genôch draachflak sil ús helpe it wurd oer [oarsaak] te ferbrekken en in effekt te meitsjen.
In lid fan [Organisaasje] sil jo kontakt opnimme mei binnen de [tiidstip ynfoegje] om de details fan ús hostkomitee te besjen en jo belutsenens te besprekken, moatte jo belang wêze.
Wy sjogge jo út om mei jo te wurkjen om [Event Name] en takomstige eveneminten in súkses te meitsjen! Tankewol foar jo goede berekkening en stipe.
Earlik,
[Dyn namme]
[Plak yn organisaasje]
[Namme fan de Organisaasje]
[Kontakt nûmer]
Nei jo hawwe jo host-kommisje werkenne
As jo jo selektearre kommisjeleden útnoege hawwe, krije jo in oantal aktebrieven of oprop. Lykwols, foardat jo yn 'e details fan it evenemint komme, of wat jo se graach wolle, kinne jo in koarte gearkomste mei de kommisje plannen. Sûnder freegje om neat fan har, lit se:
- Meitsje inoar te kennen
- Diskitearje hoe't se belutsen binne by jo organisaasje
- Besykje materiaal of presintaasjes oer jo oarsaak / wurk
- Brainstorm ideeën oer hoe't se graach bydrage wolle
Fan dêrút kinne jo se jo fijannige doelen kenne en hoe't jo graach meie te wurkjen (oanfreegje fan kontakten of út te kommen foar oankundigens). Se kinne ek dield wurde yn "sub-committees" as jo in grutte groep hawwe
Fansels is it net de taak fan 'e hostkomitees allinich om jo evenemint te planjen en út te fieren. In hostkomitee moat wurkje mei jo frijwilligers of evenemint foar plannen om te keap te ferkeapjen, soargje derfoar dat nije eveneminten sponsors wurde beweegde, ferkeap items binne reële, en dat de nacht in hit foar de oanwêzigen wêze sil.
Rekkenje de bewurkingen fan jo hostkomitee
As it barren ôfrûn is, moatte jo host-kommisje-leden guon fan 'e earste minsken wêze dy't jo tankje, sawol by it evenemint en mei in skreaune jo tankje de dei nei. Hoe mear nimt jo húshâlding kommiteur, hoe mear as se yn 'e takomst ree wêze wolle.
Sykje de minsken yn jo organisaasje of mienskip dy't jo jo folgjende evenemint helpe kinne. Se kinne in geweldig ferskil meitsje yn it bedrach fan jo jild en de programma's dy't jo kinne stypje.