5 manieren om te drukken op 'e tiid dy't jo pleatse
Mar lekker, hate it of net, as jo in lyts bedriuw rinne, de tapassing moat dien wurde, of jo sille jo buro ynfalle ûnder it gewicht fan al it papier dat it opnimmen hâldt. Wat is in hinder fan it oanfreegjen?
Der binne twa oanpak nei it probleem dat helpe kin.
Jo kinne besykje om jo tiidgegevens sa koart mooglik te meitsjen (in metoade dy't ik hast jierren lang perfoarst perfoarsje hat fan in kantoar) of meitsje jo tiid dat jo safolle mooglik funksjonearje (wat ik noch besykje te kinnen). Litte wy nei tips foar it fergrutsjen fan it bedrach fan 'e tiid dy't jo it earst útfiere.
Shred en recycle as it kin
De earste fraach oer elke stikje papier dy't jo op 'e wize starte om te pleatsen is: "Is dit dokumint nedich?"
In soad fan de dokuminten dy't yn 'e post komme, kinne direkt yn' e shredder gean. Wat is it punt yn byldingen fan advertinsjes of ynformative letters fan oare bedriuwen, bygelyks? As jo mei e-mail dogge, lês dan ien stikje e-mail ienris, beslute oft jo it gebrûk fan 'e noad nedich meitsje en opnij oanpasse wolle.
Opswellingen binne goed dat jo ek in protte harde kopyen fan dokuminten opjaan dy't jo net opnimme moatte - en net sels op it earste plak drukke moatte.
Der is gjin ferlet fan papierkopies fan invoices of letters te bringen, bygelyks as jo elektronyske bestannen organisearre binne en jo goede reservekopyprosedueres folgje.
Dus as jo it pylk fan it oanfreegjen oanpasse, fertsjinje it "papier dat jo sûnder kinne wenje".
Brûk in opsettingsysteem dy't makket oare buroblêden makliker, net hurder.
It grutste part fan it papier dat ik nedich is, is relatearre oan it proses fan it bedriuw - en dizze dokuminten moatte ynfierd wurde yn 'e accountingsysteem foardat alles wat mei har dien is.
Dus ynstee fan it ûntfangen foar in printer tonerpatrouder en it oanfollen fan "P" yn myn haadfaksysteem, fertelle ik it yn myn "earste" filesystem, in rige mappen mei moanne en jier markearre.
Bygelyks as ik de tonerpatrou yn septimber 2017 kocht, dat is it bestân dat it giet, yn 'e mande mei alle oare reizen, ûntfangen en oare bedriuwsdokuminten dy't binnen dit moanne foarkommen. Dan is it in ienfâldige saak om troch de map oan 'e ein fan' e moanne te wurkjen en alle kontoere-ynkommens te meitsjen dy't makke wurde moatte (of as jo it sels net dogge, de moanne map nei jo boekhâlder of boekhâlder te hanneljen) .
Tink derom dat wy in tsjinstferwachting rinne , net in retailbedriuw, dus sitte en wurkje op 'e akkounts ien kear yn' e moanne wurket foar my. Jo moatte it idee fan 'e moanne-map feroarje as jo jo akkounts hyltyd mear brûke moatte.
Tinke foar foardat jo bestân binne
Wat bart nei't ik de moanne mappen gebrûk makket fan 'e rekkening? De dokuminten moatte op 'e nij bewege wurde nei it "haad" oanpassingssysteem . Mar leaver as jo allinich dokumint yndividuele ôfhannelje, ôfhinklik fan har titel, lêze ik logysk nei de groep, in oanfollingproseduere ik fynt folle flugger.
Litte wy in oare sjogge op it foarbyld fan de printer tonerpatrou.
Ynstee fan it ynkommens ûnder "P" foar printer tonerpatrouwer, soe ik dit wêze sille ûnder Office Supplies - Receipts, itselde plak dat ik dokuminten soart as in kritearing foar in samling fan post-it-notysjes of in ûntfangst foar printer papier. Dit makket net allinich fluggens oan, mar makket it folle makliker om dokuminten nei te finen.
Brûk allegearre wurden en útdrukkingen op jo triemtafel-labels, net allinich brieven
Der is gjin regel dy't seit dat jo allinich beheind binne oan inkele letters as jo de divyzjes meitsje fan jo filesystem. En as jo dogge, meitsje jo jo tapassing ûngemaklik stadich en yngewikkeld. Oanpasse jo oanfollingsysteem sadat jo profitearje kinne fan it útfieren fan in groep en de rangoarder fine om in dokumint flugger te pleatsen.
Bygelyks, yn stee fan krekt in part fan myn opsettingsysteem mei "C", haw ik ek in seksje mei "kliïntriemen" markearre.
De triemmen binnen "Client Files" wurde alfabetysk organisearre. De skientme fan it oanpassen fan jo opsettingsysteem dizze manier is dat it altyd ferdield en organisearre wurde kin as jo nedich binne. Sa kin in wichtige kliïnt in triemsysteemdividifer hawwe mei har namme yn 'e siden "Client Files" om ynformaasje te finen oer har ienfâldiger te finen.
Yn dit foarbyld soe dan de labels op it bestelingssysteem "B", "C", "Client Files", "D" lêze ... Sjoch hoefolle makliker jo tapasse wurdt?
In oare oproppe tip om jo tapassing te rapperjen: Ferjit net dat it alfabet ek oanpast is. Ynstee fan krekt in "M" -eksje, markearje ek ien "Mc".
Hâld jo "earste" filesystem ticht en handich
It oare geweldich ding oer it brûken fan in twa-stapere opsettingsysteem lykas de Ien dy't hjirboppe beskreaun is dat it folle makliker wurdt om de earste poadium fan jo opsettingsysteem (de moanneseft mappen) fysyk tichtby jo wurkrom te hâlden . Jo sille folle mear oanpasse wurde om papieren fuortdaliks te pleatsen ynstee fan liede te steapjen as jo in ticht, organisearre pleats hawwe om se te bestellen.
Sa set jo lêste, hjoeddeiske, en folgjende moanne algemiene mappen yn in tray of gebrûk fan in concertina-bestân en set dizze yn 'e earmlange yn jo wurkspace. De bulk fan jo opsettingsysteem (it "wichtichste" oanfollingsysteem, sa't wy it hjirboppe neamd, kin oer de romte of sels yn in oare keamer wêze, mar yn 't belang fan spesjale tiid moatte jo net opnimme Doch dyn earste poadiumsyndieling.
Hoe kinne jo pleatsefak te meitsjen
De oanbefellingsrapporten dy't ik jo oantroffen haw, moatte jo helpe om de tiid te ferdielen, dy't jo oanfolling fertsjinje en foarkomme foar foarkommen. Mar wat as jo jo tiid ferpleatse makket mear lekker?
Yn 'e wierheid, de iennichste strategy dy't ik hjirby opkomme, is it rjochte bribe, mei mysels leuk mei in koekje as ik in bepaalde tiid falt. Dit sil wurkje mar kin liede om in pûn fan pûnen te setten as jo in protte oanfolling hawwe om te dwaan.
Of jo kinne in mear artistike oanpak nimme, mei alle ferskillende kleuren brûke foar jo triemtafers en gebrûk fan unusual tekens of kalligrafy foar de labels. Oft dit net jo pleatsing makket mear lekker, sil it geweldich meitsje dat it mear oantreklik is.
En wa wit? Miskien krekt it feit dat jo oanfulling sa folle flugger is no dat it sa organisearre is sil it makliker meitsje om mear te dwaan.