Wat jo moatte bewarje en organisearje
Yn in bepaald nivo binne de items dy't jo nedich hawwe foar ûntwikkeljen fan in systeem fan tapassing, sille in soad wêze op jo bedriuw.
Bygelyks, as jo in tangbere produkt ferkeapje, moatte jo wat hawwe dy't jo ynventarisje traget. Hjirûnder is hjir in algemiene list fan items dy't jo nedich hawwe moatte yn jo hûsbedriuw kontrolearje:
- Bedriuw en marketingplannen.
- Juridyske dokuminten (dat is oeral papierwurk, bedriuwslibben, en yntellektuele yntree-registraasjes, kontrakten)
- Kontakten (profesjonele, kliïnten, ferkeapers, tsjinstferlieners, ensfh.)
- Finansjele ynformaasje (profit / loss statements, balance sheets, accounts payable / receivable)
- Wetter - Agrarwetter
- Bedriuwen (fertsjinsten)
- Projekten
Mei dizze list wolle jo items items taheakje dy't spesifyk binne foar jo bedriuw.
Systemen foar it organisearjen fan jo húsbedriuw
Kânsen sille jo in ferskaat oan metoades brûke om jo papers en oare wichtige ynformaasje te bewarjen en te behanneljen. De kearnfaktor is om in metoade te kiezen dy't it bêste foar jo docht. Elkenien hat in oare manier fan tinken en organisearjen. Bygelyks foar guon minsken, it makket mear sin foar it bestellen fan bestannen alfabetysk, mar foar oaren fine se it makliker om te organisearjen nei datum.
As jo net wis binne wat de bêste foar jo wurket, probearje ien, en as jo stribje om it te behâlden, fiere in oare systeem. Hjir binne trije manieren om jo bestannen en ynformaasje te organisearjen:
Simple Binder Filingsysteem
Foar lytse bedriuwen dy't gjin tefolle papierenwurk generearje, is it bindebestjoer in goede kar.
It is ek ideaal foar minsken dy't graach alles op ien plak ha wolle of dy't harren ynformaasje nedich wêze om mobil te wêzen. It binderysteem brûkt gebrûk fan in grutte trije-ringbinder, blêdprotekters, en dielde dielen.
Brûk de ôfdielingsdividers om jo saakkategoryen te organisearjen, lykas oanbefellende oarders, folsleine oarders, masterkopies fan ferskillende foarmen ... ensfh. Fan dêrút begjinne jo de bestannen te sammeljen yn 'e blêdprotektors. Ien kear it binder folslein - oan 'e ein fan' e wike, moanne of trije moanne - it sil tiid wêze om te reinigjen. Jo sille allinich it besteljen fan bestellingen fan bestellingen en oare histoaryske opsjes nei in tradisjoneel stjoeringsysteem ferpleatse dy't jo organisaasje fan 'e bindebalder nau spultsje.
Tradysjoneel Filesysteem
De tradysjonele filesystems brûke in opfettingskabinet, hanthavenje fan files en manila folders. Hast alle bedriuwen sille lêst nedich hawwe dizze soarte fan oanfolling as har bedriuw groeit. Der is gewoan tefolle papierwurk, dy't yn 'e tiden generearre is, net ien te hawwen. En om't stedsrekten foar sân jier bewarre bliuwe moatte jo in plak om alle dokuminten te bewarjen. Tradisjoneel filesystemen binne ideaal foar items dy't bewarre wurde moatte, mar net regelmjittich tagonklik wurde, lykas foarferkeap en bedriuwslibben foar jierliks. Hjir binne in pear tips om jo tradisjonele opsettingsysteem te meitsjen fan 'e grûn en suksesfol:
- Tink derom oer hokker type fan systeem dat jo eins brûke. Jo kinne nûmers keapje om kolleezje fan kofjebedriuwen te keapjen en ûntwikkelje de meast heulendere en kleurjende filesystem yn 'e wrâld, mar as it net passe by jo wurkstyl, sil it in ôffal fan opset en jild wêze.
- Meitsje in systeem foar it behearen fan jo papier dy't it minste bedrach fan "berikken" jout. Jo wolle foarkommen fan pylkjes fan papier, en omgean mei elk stik meardere kearen. Stel, wurkje om besluten te meitsjen oer wêr't in stikje papier it earste kear te berikken is.
- Set de tiid foar ôfjaan . It is maklik om dizze opdracht te foarkommen lykas de pest, mar it is ferplicht en sil jo bedriuw helpe folle betterer. Benammen fergunnings en oare artikels dy't op 'e belestingstiid brûkt wurde, hâldt dat dit organisearre hâldt dat jo jo belestingen betelje dy't folle makliker binne.
Electronic Filing System
De digitale wrâld hat de needsaak foar papier opslach net folslein eliminlein, mar it hat ynformaasje makke folle makliker. Digitale systemen kinne regelje meitsje, ferstjoeren en beheare, en it kin jo hûsbedriuw finânsjes folgje en dan ymportearre wurde yn 'e belesting software foar e-filing. Jo kinne skieden trochfiere en hawwe se yn in bestân op jo kompjûter opslein (hoewol jo ek de papier ferzje hâlde moatte). Elektronike systeeën kinne jo kliïnten, klanten en perspektyf-ynformaasje opslaan yn in bestjoerssysteem fan klantferhâlding foar maklik tagong, e-post, fakturearring en mear. Online-systeeën kinne brûkt wurde om jo ideeën te bewarjen, helpe jo projekten te behearjen, ynformaasje te sammeljen of ûndersyk.
Mar as papier bestânsysteem moat jo digitale tapassingsysteem in organisatoaryske struktuer hawwe, mei help fan mappen en bestannen op jo kompjûter of yn 'e wolk . Foar it ienfâldichste bewâld brûke deselde regelings en triemnammen yn jo digitale systeem lykas jo yn jo papiersysteem dwaan. Om jo digitale triemmen te beskermjen, befeiligje se op in aparte hurd-drive of yn in online opsjenningssysteem.
In kombinaasje fan allegear fan 'e boppe
Wigels binne jo nedich om mear as ien systeem te brûken om alle gegevens en materiaal te behearen dy't jo nedich hawwe yn jo bedriuw opslaan moatte. Earst moatte jo beslute wat it bêste foar jo is, en it dan útfiere. Sa kinne jo bygelyks in binder-systeem brûke om jo te organisearjen fan it bedriuw fan jo saak as jo rigel, marketing en kopyen fan jo formulieren.
Jo tradisjoneel systeem kin jo al jo lange termyn papieren hâlde lykas ôfrûne jierren belestingen, fergunningen en bedriuwslizzen, en yntellektuele yntree-registraasjes. Jo kinne in digitale systeem brûke om jo ideeën te bewarjen, lykas Evernote , en spoarprojekten.
Oan 'e oare kant kinne jo wolle dat digitaal mooglik is, gebrûk fan in online -do-list en kalinder , scans alle yntekeningen yn jo kompjûter, en gebrûk fan software of online-tsjinsten foar alle oare bedriuwen fan jo bedriuw management. Sels dan wolle jo noch in systeem winskje om it papier te beheinen dat it generearret. De kaai is om it systeem te finen dy't jo maklik foar jo hâlde en sykje de ynformaasje dy't jo nedich hawwe as jo it nedich binne.
Updated September 2016 Leslie Truex