Ferstjoerd fan 'e deskundiging (Insert Name)
Tiden fan 'e tiid krije ik in e-mail fan in advokaat dy't in e-post yn' e namme fan syn deskundich ferstjoert. Hjir binne in pear problemen mei dizze oanpak nei e-mail.
Eerste, de ynbox-yndeksekseks fan de measte e-postsysteem sil gjin namme sjen dat lang is. De measte minsken sille inkele part fan 'e "desk fan", en miskien in pear brieven fan' e earste namme fan 'e persoan. Wat wichtiger is, it liket dúdlik en in bytsje pretinsjeuze. In buroblêd jout gjin e-post. As in advokaat in e-post útstjoere sil, moat it wêze yn syn of har namme.
Fancy Effects
Guon advokaten binne fan kreatyf te krijen mei it optreden fan har e-post. De oare deis seach ik in ûndersikerblokje foar advokaat en in momint tocht ik dat ik problemen problemen hie. Ferhellet dat de earmbrieven yntinsyf binne. Spesjale effekten kinne sjogge ûnderwerp, mar alles wat de wurden makket om te lêzen is in minne idee. Benammen as wat lestich is te lêzen is de advokaat en e-postadres.
Noch miner as de spesjale effekten op 'e brieven binne doe't advokaaten har emails mei artwork of fancy graphics. Dit makket it berjocht slimmer om te downloaden, slimmer te iepenjen, en mear fan in probleem om te lêzen.
It doel fan in e-mail is om ynformaasje te kommunisearjen, net artistyk feardigens. Hâld it ienfâldich.
Gjin signatoarblok
It is net dat it dreech is om in automatyske skaatblok yn 'e measte e-postsysteem te setten. It hat net komplisearre te wêzen, en mieningen ferminderje lykwols hoefolle ynformaasje opnimme yn in ûndertekenblok. Guon advokaten drage har e-mailfaders yn mini-reklame dy't yn eltse e-mail gean, wylst oaren in minimalistyske oanpak mei krekt har namme en e-mailadres of telefoannûmer hawwe.
Meast sette in soarte fan privacy-notice of juridyske disclaimer oan 'e boaiem fan' e foet. Allegear binne akseptabele gebrûk fan in e-post hântekening. Wat net akseptabel is is om e-post te ferstjoeren dy't de stjoerder net identifisearje. De ûntfanger fan in e-mail moat net fertelle wêr't de e-post stjoerd is. Advaganten moatte har yn elke kommunikaasje dúdlik identifisearje, dy't se útstjoere, en as de advokaat tûk is, sil de e-post ek in privacy-notice opnimme.
E-postadres skriuwen yn 't ferwûnderje
Ien fan 'e foardielen fan it âlde systeem fan brieven nei minsken wie dat der in ynboude "ôfkoarting" perioade wie tusken doe wannear't in brief skreaun en wannear't it eigentlik nei de ûntfanger gie. As de advokaat de brief sels ynfierde, soe it noch wierskynlik wêze dat se op ferskate oeren op in tafel sitte foardat se nei it postkant gean. As it diktearre is, troch de tiid dat de sekretaris foltôge hat, dan kin de advokaat oer itjinge dat him sa kwea op it earste plak makke hat.
Dat beskerming bestiet net yn e-post. Mei in e-mail kin de advokaat binnen in sekonde in ferrinnende missive fjoer fan 'e hokker útlitte. 99.99% fan 'e tiid dit sil in minne idee wêze. Nimmen tinkt it leukste as hy troch grammigens wurdt. Gean wat oars, en gean werom nei it besefende probleem letter as guon fan 'e grime weinommen hat.
It kin it ferskil meitsje tusken hâlden of ferliezen fan kliïnten, freonen en jild.
Net te meitsjen tydlike reaksjes
Guon antwurden fiele dat de âlde "5-dagen-regel" foar reagearjen op bedriuwskorrespondinsje jildt ek foar e-post. It docht net. Neffens hoe ûngelokkich kin it wêze, de realiteit is dat minsken swierere antwurden ferwachtsje op in e-post as se nei in brief stjoere fia de post. As in kliïnter of in oare advokaat in e-mail stjoert, besykje binnen 24 oeren as antwurd te antwurdzjen as it mooglik is. As it in komplisearre saak is dat op it stuit net genôch omtinken jûn wurde, stjoere op syn minst in akseptearring en lit de persoan witte hoe't jo in antwurd ferwachtsje. De measte kliïnten wurdearje in freonlike berjocht dat de e-post krige en sil yn 'e takomst reagearre wurde. Yn 'e sin fan' e stilte is de kliïnt bepaald om te spekulearjen oft de advokaart sels de e-post krige, oft in antwurd op 'e manier is, of oft de oanbelangjende kliïnterders gewoanwei negeare wurde.
Ferkearde ûntfanger yn it Tofjild
Ien fan 'e grutte dingen oer de auto-folsleine funksje op e-postsystemen is dat it leverjen fan advizen de e-postadressen fan har kliïnten of kollega's faker makket. Ien fan 'e risiko's fan' e auto-folsleine funksje is dat in advokaat dat net sachtens kin de e-post stjoere oan 'e ferkearde persoan. Yn guon gefallen koe dit net mear as in lytse fergrieming wêze, mar yn guon gefallen soe it profesjoneel negligens bedrage. Net besykje e-post konfidinsjeel kliïntkommunikaasjes nei tsjinstige advizen of sels oan in oare kliïnt.
Mei de "Alles opfreegje" opsje.
Opstel fan advys stjoert in e-post nei jo mei in útstel of bepaalde posysje op in saak. Jo foare de e-post nei de oare oanwêzigen yn jo firma dy't belutsen is by it gefal om te besprekken. Koartsein wurdt de "antwurde alle" knop frijwat brûkt, mei gjinien dat bemerkt dat de tsjinstanner riedt op de ynterne diskusje op jo firma. It bart. As jo in e-post foar diskusje wolle, streekje de ynformaasje fan it stjoerder foardat jo it trochjaan. En as jo dizze opsje Alle opsje brûke, kontrolearje elke e-mailadres yn 'e ûntfangerslist foardat jo ferstjoere.
8. Sloppy ûnderwerplinen. Tink derom dat elk wat nei in oare advokaat ferstjoerd waard yn in e-post kin nei elkoar oerlevere wurde. Tink derom twa kear foardat subsydzjes brûke, lykas "myn idioatske kliïnt" of "dûbele rjochter". Ien nea wit wêr't in kopy fan dy e-mail kin lizze. Ek litte gjin subsydzele linnen leechd hawwe, sa kin in oare advokaat feroarsake wurde dat der net in e-post is oer jo saak. In ienfâldige subsydzje fan 'e "Parker case" of "Smith foarsteld oerienkomst" of al wat titel is relevant foar de ynhâld fan' e e-mail wurket it bêste.
En wylst "idioatysk kliïnte" de measte krekter beskriuwing fan de ynhâld fan 'e e-post is, is it in minne kar foar de submultipele line.
9. Sjoch jo ton - en miskien net iens oars mislearre. As minsken mei elkoar sprekke tsjin gesicht, fysyksynten en stomstones meitsje normaal in yntinsje dúdlik. Op tillefoan wurdt de stim fan in persoan meastentiids genôch om te fertellen as immen sarkastysk, spitigernôch of serieuze is. Mar yn e-post is it djipper maklik om folslein mislearre te litten fan in persoan. In soad frjeoningen binne skea troch ien persoan dy't mislediget fan in oare persoan yn bedoelingen yn in e-post. En mei advokaten sa't se al mei elkoar besykje, is it maklik foar in advokaat om gau te bepalen dat de oare persoan fijannich of ûngewoan is.
As besykje ûnder "skriuwen e-maile wierskynlik", nim dan in pear minuten om te foarkommen foar it ferstjoeren fan in antwurd op dy e-post.
Nei in oere passet, kinne jo realisearje dat jo it folslein mislearre op it earste plak. Koe gjin antwurden haar útlitte op deklaraten dy't yn e-mails makke binne en net in reaksje ôfbrekke oant it te wizen is oft it mooglik is de sesje in oare betsjutting hat as it earste ûntstie. As it liket, dat in ferklearring op mear as ien manier lêzen wurde kin, en ien fan dy wegen is net-offensyf, besykje de ôfstjoerder de foardiel fan 'e twifel te meitsjen foardat hy de holle mei in deadlike e-mail mislearre.
Binne der oare advokaat e-mail-mistkes dy't de top 10 list meitsje moatte? Fertel ús oer it yn it Forum.