Foar in soad bedriuwen is de ôfdieling fan beteljen ôfdieling net in soad oandacht te krijen, útsein as eat wat mis giet. Dochs is der in soad te krijen fan de akkount betelbere ôfdieling dy't goed rint. Oarsom is der in protte problemen dy't komme kin fan ien dy't allinich lingje is. Dizze ôfdieling hat faak in enoarme ynfloed op in bedriuw ' cashflow , en der binne kânsen dy't kinne ferlern of ferlern gean fan' e foardiel fan betellingsfergoaten mei leveransiers.
In goed rinnende akkount betelbere ôfdieling moat kinne foardielje fan fermogens en betellingen fan betellingen en bepale de bêste manier om de measte jild beskikber te hâlden foar in bedriuw foar oare kosten en ynvestearrings. Dizze ôfdieling moat ek soargje kinne dat leveransiers harren ferplichtingen berikke op grûn fan oerienkomsten en kontrakten, dus as fermogen of kwaliteitsnormen net foldien wurde, wurde problemen oplost en passende korrektive aksjes wurde nommen.
Gemeentlike akkounts betelbere problemen
Hoewol is der in soad mooglikheden foar kosten te fertsjinjen en fergoeding fan kassa, binne der ek in tal obstakels dat bedriuwen behannele binne by it besykjen om dizze doelen te realisearjen. Canon's 2014 Accounts Payable Optimization Study found that paper processing was one of the biggest sources of problems for many organizations, with the time it takes to deal with paper invoicing being the biggest issue.
Oare wichtige boarnen fan soarch binne:
- Bewissigje dat betellingen op 'e tiid makke wurde
- It streamlinen fan it fergunningprobesproses
- Besykje de beste betellingsbetingsten mei leveransiers en meitsje derfoar dat ferplichtingen oan beide kanten oanbean wurde
- Hannelje mei in ferskaat oan leveransiers-accounting en invoicingsystemen
- Opname en ferifiearjen fan feiligens fan gegevens en transaksjes
In soad fan de neamde saken wurde slimmer makke of makke troch in relaasje op papierfiziering. Ferlieze papierwurk is in faak probleem yn in protte organisaasjes, dy't liede ta let of mislearre betellingen. Dêrneist, wylst in tal bedriuwen ynteressearre binne yn it digitalisearjen fan har papierwurk, de mearderheid fan leveransiers is noch post papier-invoises te posten of stjoere se fia faks.
De measte lytse bedriuwen behannelje har eigen akkounts betelbere papierwurk, en in protte dêrfan wurdt maklik dien. Om't in soad oanbieders op 'e elektroanyske fakturearring ynskeakele hawwe, hawwe de measte organisaasjes grutte bedragen fan manpower yndividueel yngeande gegevens en it meitsjen fan digitale kopyen fan dokumintaasje.
Brûk fan papierdokumintaasje faak slûpt de fergoedingsprobering ôf, om't kopyen makke wurde en oanbean wurde oan de passende leden fan direksje foar resinsje. As papierwurk is net maklik tagonklik of beskikber yn in digitaal formaat, is it in probleem om analyten fan gegevens te soargjen en te garandearjen dat de bêste fergoedingsôfspraken berikke wurde en dat ferplichtingen binne foldien. Op tiid en betellings fan betellings kinne koarting ferkocht ferlern gien wurde as bedriuwen net betelje kinne as se ferplicht wurde, sadat saken dy't relatearre binne op papierwurk binne kostber.
Ferbetterjen en optimearring
Troch it feit dat in oantal problemen oangeande it goede rinnende fan akkounts fan betellings betelle wurde fan deselde rootwurden, binne der ek in pear oanpassingen dy't organisaasjes kinne meitsje dat tagelyk in protte belangen soargje. Trije fan 'e meast effektive manieren dat bedriuwen har kontenearjen bestjoere ôfhannelingsprosessen streamke kinne binne:
- Brûk objektobjekterkenning om digitalisearjen te digitearjen
- Nim foardiel fan online portalen dy't tagonklik binne foar leveransiers
- Meitsje management-workflows
OCR
Wyls in soad bedriuwen regelmjittich fan scanners brûke om digitale kopyen fan papierwurk te meitsjen, sil dit allinich allinich it meitsjen fan in byld fan in dokumint dat bewarre wurdt op in kompjûter. Dit betsjut dat ynformaasje dochs handich wêze moat yn in database, sadat it ferlies fan opsjes minder is fan in probleem, is it noch altyd konsumint.
Objektskenningskenning, of OCR, befettet in dokumint te scannen en it gegevens werom te finen. Dizze gegevens kinne automatysk tafoege wurde oan in database of spesifisearje. It OCR-proses helpt om it probleem te meitsjen fan manuale gegevensynfierfynzjes en jout ynformaasje dy't ynfierd wurdt as it papierwurk ûntfongen is. OCR nimt tagelyk deselde tiid foar in meiwurker as it scannen fan in dokumint om in byldbestân te meitsjen, en it meastal gjin ekstra stappen nedich is. Per Gartner binne der organisaasjes dy't 80 persint of mear fan har faktueren poste kinne sûnder in meiwurker dy't direkt direkt belutsen wurde.
Supplier Portals
It streamlinen fan it proses foar ynkommens fan invoices en gegevens yn in sintrale systeem kinne kinne bedriuwen meitsje of gebrûk meitsje fan in online portal dat in bedriuw en har leveransiers befettet opdrachten, besjogge op faktueren en sjoch as betellingen dien wurde. It meitsjen fan dizze gegevens beskikber foar in oantal persoanen yn in organisaasje kin helpe, derfoar soargje dat de ôfdieling fan de akkounts is goed genôch, en it kin helpe hoe't it nedich is om faktueren te akseptearjen. Lêzers dy't tagelyk tagonklik meitsje, kinne dizze bedriuwen opfette en fytsjinsten yntsjinje en wurde bewust makke fan alle problemen mei oanbefellings of oanbiedeproblemen.
Stel jo wurkwizen en prosessen
In organisaasje beslút lykwols om it behear fan it behear fan it behear te behearjen, it is wichtich dat der in fêststeld proses plakfynt foar it behearen fan akkounts en betellingen. Dêrtroch kinne bedriuwen soargje dat wurksumheden wurkje en alternativen fine, as se lombomme of liede ta fout of ferlies. Neffens Deloitte moatte dizze prosessen detaillearre hokker de akkount betelje ôfdieling docht as it in invoice ûntfangt, hoe gegevens yndield en dield binne en wat it proses is om goedkarde faktueren te krijen. Der moat ek rjochtlinen wurde foar it bepalen fan de bêste manieren om te gean mei it beteljen fan ferskate soarten fan leveransiers.
Wylst in protte leveransiers binnen 30 of 90 dagen fergoedingen foar beteljen biede, it kin net it koarting wurdich wêze as it sa makket dat in cashflow fan in organisaasje ynteressearret. It is ek essinsjeel dat der in manier is om te kontrolearjen dat sawol it bedriuw en leveransiers de foarskriften fan in kontrakt of oerienkomst binne. Ûnderwurpen fan wurkflierren foar it behanneljen fan dizze problemen kinne helporganisaasjes de krekte kar meitsje.
Wannear't leveransiers op 'e tiid net levere, yn foldwaande bedraggen of passende muntsjes fan bedriuw, bedriuwen meie gjin rekken betelje wolle oant dizze saken besluten binne. In workflow kin kritysk wêze yn it fêststellen fan wat moat wurde as dizze problemen ûntsteane. Dêrneist moatte betellingen ek foar leveransiers op 'e tiid makke wurde om foarkar te fertsjinjen of ferlies te krijen, of ferrifeljen fan sintra foar fergees fergoedingen. Elke leveransier-akkoart moat dokumentearre wurde en aktualisearje as dingen feroare, en prosessen moatte soargje dat elk akkount passend behannele wurdt.
Werjefteflichts meitsje kinne ek in bedriuw helpe:
Outsourcing
Digitizearjen fan recordings, ynset fan OCR en gebrûk fan in portal dat suppliers hawwe tagong ta miskien net wat nedich is foar lytsere bedriuwen, mar organisaasjes moatte net passe dat de kosten hinderje dat in bedriuw net foardieligje kin fan har. Hoewol de kosten foar it ynstellen en ûnderhâlden fan elektroanyske systemen kinne foar in protte lytsere en middelgrutte organisaasjes ferbean wurde, sa't ynhûs is faak net nedich. Der binne in ferskaat oan tredde partijen dy't organisaasjes dizze taken dwaan kinne. Organisaasjes kinne útstjoerde help krije foar alles fan it opsetten fan in OCR-proseduere om in bedriuw te heljen meitsjen fan workflows foar it analysearjen fan leverkontrakten.
Wylst organisaasjes miskien net kinne de kosten foar it útfieren fan in ferskaat oan IT-systemen op eigen mannest, mei in tredde partij te behanneljen is faak tige betelber. Bedriuwen sille fergelike moatte de kosten fan gebrûk fan bûten partijen om dizze systeemen te ûntwikkeljen tsjin de potinsjele sparjen en wearde fan fergoeding fan kassa, mar útstjoeren kinne organisaasjes brûke fan technology en systemen dy't normaal te djoer wêze.
- Asjebleaft dat akkordeopsjes foar elke nije opdracht pleatst wurde
- Kontrolearje dat faktueren oerienkommende produkten oerienkomme en kontraktuele ôfspraken foldwaan
- Kontrolearje opsjes om te soargjen dat betellingen dien wurde, dat se op 'e tiid makke wurde en dat se net duplicearre binne
- Besparje de bêste metoade fan betellingen, lykas fia EFT's of kredytkaarten, om kosten te ferleegjen