Hoe meitsje jo útgeande telefoanfollen produktiver en minder tiid nimme
Mar wat as wy krekt roppe en sprekke kinne mei de minsken dy't wy wisten te praten, sizze wat wy soene wolle en oergean wolle?
Stel dan hoefolle produktive wy kinne wêze en hoefolle tiid wy oare dingen dwaan moatte.
Nawat, wy kinne - en alles wat it duorret, is in bytsje oanbod foarôfhinklik.
Tydermanagement Tillefoansrjochten foar útgeande klanten
- Oft se leveransiers , reguliere kliïnters , of contractors hawwe in soad fan ússels deselde minsken hieltyd wer oproppe. Hâld jo kontaktynformaasje aktualisearre mei tiid-spesifike details sadat jo gjin tiid ferwiderje dy't besykje minsken te berikken dy't net beskikber binne.
Bygelyks, as jo witte dat in bepaalde persoan dy't jo berikke wolle, nimt in lunch fan 1 oant 2 oere deis, wêrom ferwiderje myn tiid dat se har yn dizze tiid neame? - Programma de getallen foar dy jo regelmjittich op jo tillefoan te roppen. Ik bin ferwûnderje troch minsken dy't dit net dogge, lykas de tiid dy't jo bewarje as jo net sille nûmer sjogge en se ynsette, is lykwols geweldich.
- Plane jo útgeande petearen. Foardat jo oproppe, jout it haaddoel fan 'e oprop en de kaaipunten dy't jo besykje wolle. Dit sil jo helpe by it punt bliuwe as jo op it tillefoan binne en soargje dat jo alle dingen besykje, dy't jo besykje wolle, tiid te rêden yn 'e ruf en besykje te reitsjen opnij omdat jo wat ferjitte.
- As jo ien hawwe ynroppe dy't yn jo kontaktsjebewurking ynfierd is, hawwe alle ynformaasje oer de persoan dy't jo foardat jo roppe as jo oproppe. Oft jo in buroblêd-kompjûter, in mobyl apparaat of in Rolodex brûke, is dit in heule spesjale helpmiddels by it oprop. Plus, as jo net wat sjogge lykas de namme fan de manier fan 'e kliïnt, jo moatte de opsje hawwe om notysjes te meitsjen by de oprop, en noch mear tiid opslaan.
- Fansels as jo in notysje dwaan wolle (of wat oars dwaan as jo prate oer it tillefoan), in goeie sprekker of headset is essinsjeel. Freegjen fan jo hannen kin in protte tiid fergeesje.
- As jo in antwurd masine of stimstjoer berikke, lit in folsleine berjocht litte dy't jo telefoannûmer twa kear jout en de reden wêr't jo roppe . Bygelyks: "Dit is Susan Ward by (telefoannûmer), ik rop om de skatting te besprekken foar jo projekt. Jo kinne my middeis (telefoannûmer) berikke."
It nûmer fan jo getal hat twa kear de ûntfanger fan it berjocht in folle better kâns om it krekt te krijen en it opnimmen sûnder dat it berjocht opnij is. - Krij net yn om telefoon twang te meitsjen . As jo besykje om ien te berikken en jo net hawwe, is it ferhaal om werom te roppen - faaks elke heule oere! Mar as jo in goede berjocht litte hawwe, is der gjin need nedich om jo tiid te foarkommen fan reputearre berjochten (en it antwurdmateriaal of stimpost yn te foljen). Jou de persoan dy't jo in ferstannige tiid hawwe oan tiid om werom te roppen, lykas oant de folgjende wurkdei.
- Plane jo telefoanopsjes en meitsje se allegear yn ien blok fan tiid, as it mooglik is. De measte fan ús binne net dat goed by multitasking en in protte produktyfens te ferliezen as wy fluch fan ien taak nei de oare weromkomme. Dus as jo in dûbele oprop hawwe om yn in bepaalde dei te meitsjen, it is effektiver om allegear yn in oere te meitsjen as ien of twa te meitsjen, en meitsje dan nochris in oere trije oprop, in oere letter, en nochris twa minuten dêrnei.
- Biede jo útgeande telefoantsjes, as it mooglik is. As it net in rappe oprop is, as jo ienris earst neame, fertel har, fertel har wêrom't jo roppe, en freegje se as it in maklike tiid is om te praten of as se foarkomme om in tiid te besjen om it te besjen . Dêrnei meitsje jo dat se har op dy tiid neame. Dit kin net allinich jo tiid bewarje, mar sparje tiid as jo de persoan weromrinne, om't jo beide pakken wurde om it probleem te besprekken dy't jo oarspronklik neamden.
- As jo eventueel mooglik binne, meitsje jo útgeande telefoantsjes yn "prime time". Undersyk hat oanjûn dat mear minsken yn har kantoaren moarns moarns binne en kinne tusken 8.00 oant 11.00 oere berikt wurde