De bedriuwte etikette fan automatyske oanwêzigen
De fluchste en maklikste manier om programmearjen en opnij te meitsjen fan it automatisearre oanwêzige eigenskip fan jo tillefoansysteem is in skript op in wurdwurkprogramma te skriuwen. Selektearje in persoan om it skript te meitsjen dy't in freonlike stim hat, kin sprekke sûnder stammerjen of ferrifelje en kin elk wurd en namme dúdlik meitsje en annulearje.
Automated Attendant Greeting
It earste diel fan it skript sil de groet wêze. It is jo gelegenheid om jo bedriuw oan jo oanroppen te presintearjen en te wiskjen hjitte se yn jo bedriuw.
Automatisearre Attendant Greeting Do's
- Begjin mei in wurdearring foar har oprop of bedriuw
- Bliuw de groetekost hâlde sadat weromkommende kontaktpersoanen net eltse kear as se neame
- Brûk jo tagline, bedriuwslogan en webside, of sawol as jo se hawwe.
Automatisearre Attendant Greeting Don'ts
- Brûk mear as twa of trije sinnen om jo oanropers te groetsjen
- Net befoarderje jo webside as it gjin wearde hat om jo klanten te bieden
- Meitsje net in slogan of tagelyk om de groetsje te foljen.
Automatisearre opsjes opsjes
It wichtichste diel fan 'e automatisearre oanwêziger presintearret de opsjes dy't jo oanroppen hawwe om te selektearjen om te kommen oan de persoan dy't se nedich hawwe om te praten. Der binne twa soarten oanroppen: (1) minsken dy't ûnbekend binne mei jo bedriuw en moatte direksje nedich wêze en (2) oanroppen dy't krekt witte wêr't se nedich binne om te sprekken en te kennen harren útwreiding.
Automatisearre opsjesopsjes Do's
- Opsjes brûke dy't faak aksepteare wurde. Например, "Нажмите нуля для приемопередання", "Нажмите квіті прайгну, каб вярнуцца да папярэдняга меню".
- Tillefoan jo oanfreegjen sa gau mooglik as se de útwreiding fan 'e partij kinne wizigje as se it al witte.
- Lit jo anno's witte witte as jo menuopsjes no koartlyn feroare hawwe. Dizze notifikaasje fuorthelle nei trije wiken.
- Meitsje earst de meast foarkommende opsjes.
- Jou de opsjeopsje foardat jo it opsje nûmer jaan. Bygelyks "For Customer Support" drukke '5'. "
- Kontrolearje jo dokumintaasje fan jo systeem foar reservearre menu-opsje nûmers. (bgl. alle tafoegings begjinne mei it nûmer "8" en dus "8" kin net brûkt wurde as menuop).
Automatisearre opsjes opsjes Don'ts
- Soargje net "Besykje" foardat jo elke opsje presintearje (bgl. "Druk op 1 oant ... Druk 2 op ... Druk 3 oant ..." ensfh.)
- Soargje net mear as seis opsjes op ien kear. As jo mear dan seis opsjes hawwe, meitsje in meardere menustruktuer. Bygelyks "Foar Sales and Service Opsjes, druk 5."
- Tink derom dat elkenien in televyftong hat. As in menuopsje net binnen trije sekonden fan 'e ein fan' e groetsearing selektearre is, ferbine de oprop oan 'e resepsje.
Sample Automated Attendantskripten
- Tankewol foar it roppen fan The Operations Tech Company, wêr't "Technology en bedriuw tegearre gearkomme". As jo de útwreiding fan jo partij kenne, dan kinne jo jo op elts momint wizigje. Oars, kies dan ien fan 'e folgjende opsjes. Foar kundenservice, druk '1'. Foar technyske stipe druk '2'. Foar ús reguliere bedriuwstiden druk '3'. Foar accountingje druk '4'. Foar Purchasing, druk '5'. Om in lokaasje by jo te finen, druk '6'. Oars, druk '0' foar de resepsjeist of bliuw op 'e line en ien kin jo koartlyn helpe.
- Wolkom by The Operations Tech Company. Om jo akkountstatus te kontrolearjen, besykje ús op it web. As jo de útwreiding fan 'e persoan kenne, dan kinne jo it altyd oproppe. Foar it bedriuw directory, druk '1'. As jo de útwreiding fan 'e persoan kenne, dan kinne jo it altyd oproppe. Foar it bedriuw directory, druk '1'. Foar technyske stipe druk '2'. Foar kundenservice, druk '3'. Foar Sales and Marketing, druk '4'. As jo graach mei de resepsje hawwe wolle, drukke '0' of op 'e riging bliuwe en ien fan ús freonlike meiwurkers sil jo helpe. Tankewol foar it roppen fan The Operations Tech Company, wêr't "Technology en bedriuw tegearre gearkomme".
Nei-oeren, Weekend & Holiday Shutdown Automated Attendant Greeting
As jo bedriuw nei in bepaalde tiid of op 'e wykeinen slút, en der is gjinien om te antwirdzjen of jo anomers te helpen, meitsje in autorisearre autoriteiten opnij. Fertel jo oanroppen op foaren dat it bedriuw sletten wurdt en freegje se om oan it ein te roppen. Ek tafoegje jo gewoane oeren fan operaasje.
Sample Automated Attendant After-Hours / Weekend Script
- Tankewol foar it roppen fan The Operations Tech Company. Wy binne op it stuit ticht. Wy binne fan 9.00 oant 10.00 oere moarn oant freed, en 10 oere oant middeis op sneon, Sintraal Standardtiid. As jo de útwreiding fan jo partij kenne, dan kinne jo jo op elts momint wizigje. Oars, rop dan werom yn ús normale saaklike oeren dat wy jo helpe kinne. Tankewol foar it roppen fan The Operations Tech Company, wêr't "Technology en bedriuw tegearre gearkomme". Oant sjen.
- Tankewol foar it roppen fan The Operations Tech Company. Wy binne op it stuit ticht. As dit in needsaaklike situaasje is, kinne jo ús antwurd-tsjinst oanfreegje by 585-555-1234. As jo de útwreiding fan jo partij kenne, dan kinne jo jo op elts momint wizigje. As jo in akkount hawwe mei jo, kinne jo jo status kontrolearje 24 oeren deis 7 dagen yn 'e wike op www.operationstech.about.com. Us normale oeren bedriuwen binne fan 9.00 oant 17.00 oere moandei oant en mei freed 10 oere oant middeis op sneon, Central Standard Time. Oars, rop dan werom yn ús normale saaklike oeren dat wy jo helpe kinne. Tankewol foar it roppen fan The Operations Tech Company, wêr't "Technology en bedriuw tegearre gearkomme". Om dit berjocht werhelje te drukken, druk dan de pound-kaai. {3 second pause} Goodbye.
Seasonal Automated Attendant Greetings
Om jo seizgjende spesjale spesjaliteiten fan jo bedriuw te befoarderjen of krekt in spesjale seizoene groet oan te learen oan al jo oanroppen, kinne jo jo automatysk begjinnende groetsje foar in beheind tiid foarstelle. Brûk dit spandend en allinich as it de geast fan jo bedriuw sprekt. Bygelyks, in saisjale ferbliuwsgrutje dy't jo oanroppen winskje wolwilligens en wolfeart yn 't Nijjier, soe amper foar in samling-agintskip wêze.
- Jo hawwe de Operaasje Tech Company berikt. Fan "ús famylje" nei "jo famylje," wolle wy jo graach in folle fakânsjeseizoen winne en in suksesfol nijjier. As jo de útwreiding fan jo partij kenne, kinne jo ...
- Tankewol foar it roppen fan The Operations Tech Company. Freegje jo kliïntsjinst oangeande ús 4 july diskontingen op alle ferfangendstsjinsten. As jo de útwreiding fan jo partij kenne, kinne jo ...
Rehearsing and Testing
Foardat jo automatysk oanwêzich skript opnimme, hawwe de persoan dy't jo selektearre hawwe om it te lêzen, it in tal kearen foar jo prate. Brûk dit om feiligens te praten en ferklearring. Nei't de nije groetnis opnommen is, rop jo tillefoansysteem fuortendaliks om de opnij te besjen foar flater en befestigje dat alle opsjes bekend binne as bedoeld.