De lessen learen yn 'e planning en útfiering fan Y-ME's Mutterjûnen
Spesjale eventuele planners - benammen dy yn 'e nonprofit wrâld - witte dat it organisearjen fan in bûtenluchtfondssintrum in geweldich idee is. Dizze soarten barrens, lykas oare gemeentlike fundraise-ideeën, ferplichtsje dat plan foar it folgjende evenemint begjint fuortendaliks nei it jild fan 'e jûn fan finânsjes . It is wichtich om it evenemint te fertsjinjen en te besprekken wat goed gong en wat ferbettere wurde koe, wylst it evenemint noch fris is yn 'e spultsje fan' e ploech.
Diskusje oer de súkses en ferbetteringen soargje derfoar dat dy funksjes opnommen wurde kinne of ferhege wurde foar it folgjende evenemint. Sokke pro-aktive plannen sette ek wearde foar de sponsers. En, unwêzich, alle súksesfolle mienskip giet de hoop omheech te groeien en te fergrutsjen fan jier nei it jier.
It is wichtich om rjochte te bliuwen op it primêre doel om sokke eveneminten te hâlden: te finen. Foar dy eventuele planners dy't eartiids in mienskiplike kuiering hawwe, is ien fan 'e wichtichste tiden foar planearring eins ek te passen nei de kuiertochten. Om te learen oer de protte aspekten fan plannen en útfieren fan in community fundraiser walk, sille wy in efterkant fan 'e sênes krije op' e mem fan 'e mem fan' e dei fan 'e moanne troch de Y-ME-brekkonserorganisaasje.
De Y-ME Moarnsdei Breast Cancer Fundraiser Walk
Y-ME waard oprjochte troch twa oerwinnings fan 'e boarstkanker yn 1979. De non-profit waard meast bekend fan syn multy-lingualisaasjeprogramma Nasjonaal Breast Cancer Hotline foar boarstkanker.
It programma krige ferneamd as de iennichste 24-oeren sûnderlêze hulpline fan 'e lokaasje dy't hielendal ôfstammet troch boarstkanker oerlibben dy't learlinge rieders binne. Mar de organisaasje organisearre ek in jierlikse fundraiser kuier op Mother's Day, dy't har programma's en tsjinsten stipe. Efter Yn 2007 hat Y-ME mear as $ 7 miljoen mei hast 43.000 kuierders út 12 stêden opset.
Oant 2008 hawwe 15 stêden meiwurke. Spitigernôch hat Y-ME yn 2012 de doarren sletten, mar it legaat fan 'e jierferslach fan' e jûn bliuwt in geweldige saakstúdzje foar unwetlike eveneminten.
In protte fan Y-ME's súkses fan sûndraffing kinne oanwêzich wurde oan in organisearre oanpak foar plannen en earst op 'e wichtigste doelstellingen te hâlden. Liz Klug, de eardere direkteur fan spesjale barrens hie dit neffens har Rekordjier yn 2007 sizze: "Wy hawwe in plan foar ferskate punten yn 't tiid by it planningproses. Sa sille wy de stappen nimme om de krityske punten yn 'e tiid te befoarderjen om te soargjen dat wy suksesfol binne. Bygelyks, yn in stêd dêr't wy foar it earst in evenemint wêze kinne, moatte wy rjochtsje op it meitsjen fan in soart geweldich plak en lokaasje wêr't minsken weromkomme wolle. Op 'e dyk kinne wy rjochtsje op hokker kofjekoaten wy brosjueres falle. "Litte wy nei sjen hoe't Klug en it Y-ME-eveneminteplanning team sa'n súksesfolle barren organisearre hawwe.
Planning Stap 1: Analysearje de nûmers
In hosting fan in gemeente kuierje of ferlykjend evenemint freget om ferskate ferskillende konstante aksjes op te nimmen, mar úteinlik hat de feriening of woldiedigens it barren hanthavenje om jild te krijen foar har oarsaak.
Dêrom is de earste stap foar it plan foar it folgjende evenemint as it hjoeddeistige evenemint einiget, en de measte fan dat wurk omfettet de "nûmers".
"Wy sjogge nau oan 'e nûmers nei it evenemint sluten," ferklearret Liz Klug, "wy fergelike hoe't wy dit jier dien hawwe tsjin it foarige [jier]. Wy sjogge nei de dielnimmers ûnderfining. Wy evaluearre ús kategoryen fan sponsoring. Wy antwurden op elke direkte e-mails oer de eveneminten. "Eventplaners sille ek direkte stappen nimme om te garandearjen allegear dy't belutsen binne yn dit jier evenemint sil it kommende jier trochgean.
Klug ferlear ek de details. Yn har evaluaasjes seach se alles út fan it oantal frijwilligers dy't meidwaan oan it volume fan t-shirts ferwurke. Se frege dan dan oft se mear of minder nedich foar it kommende jier.
Planning Timeline
Foar dy organisearje in mienskiplike fundraising kuier, is it wichtich om te witten hokker stappen mei ferskate kearen behannele wurde moatte.
De measte nonprofits hawwe net de lúkse fan in protte personiel en frijwilligersskommisje foar it riden fan 'e súkses fan' e barren. Mar planners erkennen dat se derfoar soargje moatte dat se nau gearwurkje mei in kantoar fan boargemaster en deputearre iepenbiere wurk om it evenemint te krijen op 'e iepenbiere kalinder.
Klug suggerearret dat de earste stap nei it analysearjen fan lêstjierrige sifers wêze moat om rjochte te learen op bedriuweterreinen. As it barren gjin nije programma is, is it wichtich om de bedriuwsbetingsten foar it folgjende evenemint fuort te kommen fuort nei dit jierlikse evenemint. "Wy rjochte op 'e ferlinging sponsorsjes doe't wy it evenemint-rapport rapporteare," seit Klug. Se biedt ek de folgjende hichtepunten foar planners dy't ynteressearre binne foar organisearjen fan in mienskiplike kuier as in fundraisjoneel barren:
- Identifie korporative sponsers
- Untwikkelje fan programma '
- Besykje aktiviteiten foar barren
- Begjin kuierjen begjinne
- Finale eventuele logistyk
- Hold it evenemint
- Hâld in "dankes" evenemint
- Evaluearje en begjinne it folgjende evenemint
Y-ME soe ek in bûtenlanysk logistyk firtjinje om in protte fan har logistike easken te behanneljen. Mar ien fan 'e hoedsten wie útfiering in online registraasjewurk.
Online Súksesfol System Success
Y-ME learde gau fanwege it belang fan it web foar online registraasje en hat sûnt sterk advizen foar gebrûk fan 'e technology foar online registraasje en fundraising.
Se ynvestearren yn in online konstitúsjoneel bestjoerssysteemsysteem om se as webside fan 2003 te tsjinjen. Dit soarte fan systeem tsjinnet as persoanlike webside foar frijwilligers om persoanalisearre beroppen te meitsjen foar spultsjes en oare belutsenens. It fynt ynformaasje yn in ienige database en tsjinnet as in ark om te rinnen team-kapiten om har leden te stimulearjen.
Online dielnimmers stienen fan 4000 oant 11.594. Online-skinkings wreiden fan 5.000 oant 19.650. It team fan Y-ME leaude dat it in bydrage levere om in $ 2,35 miljoen doel te berikken, en as bonus, ferlear de technology de administrative kosten om sawat $ 20.000.
Soks in systeem kin ek as in wichtich kommunikaasjemiddels tsjinje dy't in organisaasje liede kin en folgje de bestjoerders bûten de rûndei sels te beheljen.
Race Day Timeline
Mienskiplike kuierders binne meast yn 'e moarns plenn. Ofhinklik fan de kompleksiteit fan signage en lokaasje, opsetten foar it evenemint, kinne normaal begjinne as in wike foarôfgeand oan it evenemint, mei de measte aktiviteiten dy't in pear dagen foardat de kuier passe.
As Y-ME plan foar har jierferslach fan 'e moanne besykje, sil it team typysk besykje om it gebiet te beheinen wêr't se de rin ha soene dat it net in wichtige ramt fan boargerlike tiid nedich is om bestimmingen fan operaasjes te fertsjinjen lykas it sluten fan strjitten útfiere. Harren kuiering wie algemien net-konkurrinsje, dus it helpt ek dat se net nedich hawwe om de easken dy't nedich binne foar in konkurrinsjeferskowing.
It ranglist foar racedei sels ferpletteret normaal as folget:
- Event Planning Team komt (2,5 oeren foarôfgean)
- Frijwilliger Check-In (2 oeren foarôfgean)
- Check-In en Setup (2 oeren foarôfgean)
- Begjinsels Begjin (1.5 oeren foarôfgean)
- Startline-ynstallaasje (30 minuten foar kuierjen)
- Iepening seremoniën (10 minuten foar kuierjen)
- Rûn begjint
- Main Stage Entertainment Begins (1 oere nei kuier begjint)
- Offisjele haadstage Bemerkingen (nei kuier ôfsluten, by 1.5-oere mark)
- Programma offisjeel einiget (3 oeren nei rint begjint)
- Event Breakdown Begins (nei barren offisjeel einiget)
Tips foar it planderen fan in Community Walk of Run
Foar dy organisaasjes dy't ynteressearje foar it hâlden fan in mienskiplike kuierjen of foar it earst rinne, biedt Klug ferskate suggestjes dy't soargen foar in suksesfolle barren .
- Begjin mei waarme liedingen, mei oansletten frijwilligers, sponsers of in grut team. Meitsje measuraarbere resultaten.
- Meitsje konkurrator-eveneminten yn jo stêd / lokaasje om har bêste praktiken en gebieten foar ferbettering te identifisearjen.
- Wurkje mei boargemaster's kantoaren en parkferkiezings om fereaske fergunningen en jo event logistyk te besjen: tiid, lokaasje, oantal dielnimmers. Soargje derfoar dat jo foar dy gearkomsten opsteld binne.
- Ferstean jo budzjet en soargje derfoar dat jo jo bedriuwskosten op 25-30% hâlde foar in nije evenemint. Guon wolwêzen sil stride foar 15-20% fan totale kosten.
- Feilige sponsers om 100% fan 'e bedriuwskosten fan jo evenemint te absorren.