In soad hotels hawwe ferwiisd op online hotel RFP (Request for Proposals) sites, lykas Conventionplanit.com en sabrehotelrfp.com om har gearkomsten en konferinsje-tsjinsten mooglik te befoarderjen. Se hawwe ek in eigen online RFP-foarmen ûntwikkele.
In protte planners binne lykwols net hurd om har hotel RFPs fia trefwurden-sykmasjines te stjoeren. In protte planners preferearje har fersyk foar hotelbussen direkt te stjoeren nei de hotel- en kongrestsjinsten.
Hokker ynformaasje wurdt ynskeakele yn in Hotel RFP?
In geweldich helpmiddel om planners te helpen begjinne te ûntwikkeljen fan eigen formulieren foar hotelbiedingen en oare eventuele ferletten is it barren akseptearjen fan praktiken te wikseljen fan ark fan 'e konvention Industry Council.
Basis-eleminten foar in hotel RFP moatte it folgje:
- Oanbiedere kontaktpersoanen fan fersyk (namme, titel, organisaasje, adres, tillefoan, e-mail, ensfh.)
- Eventtiden (leverje op syn minst twa ferskillende opsjes)
- Keuken blokken nedich (diken en nûmers fan gasten)
- Besykje romtefragen (data, kameras, munten)
- Iten en drank easken
- Tagonklike easken
- Ferplichte en ûntfange easken
- Oare relevante ynformaasje
Taking Advantage fan RFP-arken
Dêrnjonken jout de Global Business Travel Association (GBTA) har leden mei in útwreide hotel RFP-ark dat eventuele planners mooglik binne te besjen.
Eleksjes fan it GBTA hotel RFP binne ûnder oaren:
- Hotelfoarsjennings oersicht ynformaasje
- RFP-fersyk oersjoch ynformaasje
- Ferkeardeklêsdetails details
- Grutte fan in totale gearkomsteromte fan in hotel
- Totale tal gearkomsten
- Grutte fan in grutste ballroom of in gearkomstkeamer
- Dúnhichte foar grutste ballroom of gearkomstenkeamer
- Hat it hotel in permaninte boardroom ynsteld?
- Hoefolle minsken sille de rydromte ynkomme?
- Hat it hotel dúdlike eksposysjeromte?
- Wat is de grutte fan 'e tentoanstelling romte?
- Wat is de ôfstân nei it gebiet-konferinsje sintrum?
- Wat is de gearkomste sintraam?
- Wat is it belestingperspektyf op iten en drinken?
- Wat is de festivals fan 'e banquet service?
- Binne de banquettsjinsten oandien?
- Biedt it hotel biede yn tsjinsten audio-visuele (A / V) tsjinsten?
- Wil hotel biedt koarting op yn 'e hûs A / V tsjinsten?
- Wolle jo it hotel kliïnten om yn bûten bûten A / V fertsjinners te bringen?
- Hoefolle gearkomsten binne fytse hege snelheid ynternet?
- Hoe kin tillefoan konfrontearje?
- Is der in fergoeding foar it brûken fan eigen A / V-oanbieders?
- Does it hotel akseptearret korporative "moetingkaarten" foar beteljen?
- Biedt it hotel oanbiede pakketten tariven?
Dêrneist soe it it nuttich wêze om te dielen mei hotelferkeap it type fan evenemint dat jo hosting binne. Dit sil har mei ynsjoch jaan oan de doelstellingen dy't jo gearkomste hawwe kinne.
It goede nijs oer wurkje mei hôven is dat it measte net te leauwen wêze kin bygelyks bygelyks ferlykbere eveneminten, en in grutte ferkeap- of catering manager kin mear details mei jo oer wizen helpe om eventuele eventuele planners te treffen oan har doelen.