Wat te dwaan foardat jo foar de fakânsje gean
It foarkommen fan jo kantoar foardat jo ticht binne foar de fakânsje nedich is foar soartfâldige tarieding Proper messaging soarget derfoar dat jo klanten, fertsjintwurdigers en meiwurkers om de ôfsluting planje kinne, en dat betsjut dat jo net mei in protte fergrieme klachten foar en nei de brek dwaan moatte. Dat moat foar in soargen fakânsje meitsje en in goed fertsjinne rêst.
Hjir is in ienfâldige kontristelist fan stappen, fan it setten fan fergees-foar-de-ferjitten-berjochten om werstelingen te restaurearjen, dat jo feest meitsje sil glêd en profitabele wurde.
01 - Fertrouwen fan wurknimmers, klanten en fertsjinners
Jo kinne kunde troch jo webside en it automatisearre oanwêzich berjocht op jo tillefoansysteem trochjaan.
Oanbieders (benammen dy mei opnij oanbiede) binne fia e-mail, tillefoan, of reguliere postpost te melden.
02 - Foarstellen fan persoanen of tsjinsten
Fertel jo feiligenspersoan of feiligens tsjin jo oergeande slotdaten. Soargje derfoar dat jo feiligensbehearders in aktualisearre kontaktpersoan opnimme dy't de kontaktynformaasje befetsje, wêrûnder tillefoannûmers, foar jo en jo wichtige meiwurkers. Se moatte witte wa't kontaktje sil yn it gefal fan in feilichheidsprobleem, sels as it kantoar foar bedriuw sletten is en wa't foarkomt om yn 'e bou yn' e ôfsluting te wêzen.
03 - Wizigje automatiseare oanfreegjen groetsje
In wike of twa foar it sluten, opnimme in automatisearre oanwêzige groetsje op jo tillefoansysteem dat ferklearret dat it kantoar foar in langere perioade sluten wurde sil. De datum meitsje as jo ticht en wannear't jo ferwachtsje om te iepenjen. Krekt foardat jo ferlitte, opnij in twadde automatyske groetearje dy't beklammet as jo weromkomme en, as passend, oan wa't oanfreegjen fan alle fragen yn jo ôfwêzigens leare moatte.
As jo tsjinstferlienende tsjinsten leverje, lykas warming en koeljen, plomjen, of oare essensjele kunde tsjinsten, moatte jo jo antwurden witte hoe jo jo antwurd-tsjinstferliening of jo mobyl tillefoan kinne komme yn it gefal fan in need.
04 - Ferklearje jo antwurd-tsjinst
Ferplicht jo antwurd-tsjinst fan 'e datums dat it kantoar sluten wurdt en jo kontaktpersoanen aktualisearje mei de tillefoannûmers fan meiwurkers dy't oprop binne. Soargje derfoar dat se witte wa't kontaktje yn spesifike situaasjes; Jo wolle gjin top-level-manager wurde al warskôge yn it gefal fan in leveringsprobleem, bygelyks.
05 - Voicemail Greetings feroarje
As jo tillefoansysteem de meiwurkers oanfreegje om ekstra oproppen op har buroblêden te krijen, learje se om in "sluten foar de fakânsje" berjocht of "út kantoar" opnimme te litten fan voicemailgrutte dy't oanfollers haar wichtige details oer it sluten. Employees moatte lieders witte litte wannear't se nei it kantoar weromkomme en wat dwaan as se in direkte help nedich wylst it kantoar sletten is. Yn 'e measte gefallen wolle jo de meiwurkers persoanlik kontakt ynformaasje net jaan.
06 - Thermostaten beheine, ôfbrutsen kantoaren
Sparen enerzjy en jild troch it ynstellen fan opnij of it wersteljen fan jo buro thermostats by it ôfsluten. Jo sille ferrast wurde oer de kosten sparjen dy't jo krije kinne, en it kin in goeie PR-kâns wêze; lit sjen dat jo bedriuw him ynsette foar behâld fan middels.
Jo kinne ek enerzjy en jild besparje troch alle net-essinsjele buro-apparatuer te wiskjen, lykas buro-ljochten, kopiers, printers en kompjûters.
07 - Backup tsjinners
As jo kompjûters en tsjinners hawwe, moatte jo der wis fan wêze dat it backup-sesje rjocht en foardat de opslach is. Redearje jo belibjen nei in ramp om te scheduljen fan jo offsite-backup foar in betide pickup, antwurd net foar it bedriuw opnij te iepenjen. Dit is in gebiet wêryn jo dúdlike ynstruksjes ha wolle foar wa't kontakt opnommen wurde yn 't gefal fan in probleem, dus soargje dat jo antwurden tsjinje goed ynformearre is.
08 - Net útskeakelje
Der is wat kantoarapparatuer dy't jo net ôfslute moatte, ynklusief:
- Faxmasines
- Telefoansysteem
- Servers en reservekopysystemen
- Kikkersinheden
- Feiligensystemen