It organisearjen fan inisjalen hat in soad mear as allinich it rapportearjen fan stapkes fan papieren en it stofjen fan 'e klompen dy't jo hawwe op jo buro. Organisaasje giet om it meitsjen fan systeem en prosedueres foar alle ferskillende dielen fan jo bedriuw; Dit hat it potinsjeel om jo te helpen hoe produktyf en profitable wurde. De ideeën hjirûnder befetsje inkele fan 'e bêste manieren dy't jo organisearre wurde kinne yn jo lyts bedriuw. Besykje allinich ien foar langere en duorsume ferbetterings of in plan te meitsjen om elke moanne yn in nije organisaasjeproseduere yn jo bedriuw te ferienjen.
01 - Nim kontrôle fan papieren en dokuminten
No dat jo in better idee hawwe oer it type dokuminten dy't jo wurkje mei, it is tiid om te kreëarjen - of ferbetterje - jo buro-systeem. Susan Ward sette in nuttige gids oan om in dokumint-bestjoeringssysteem te meitsjen, dat jo helpe kinne jo jo papierproses kreëarje of fine jo it organisearje.
As jo beslute dat it de tiid is om te begjinnen om nei in papierloske bureau te begjinnen ( lês dizze foardielen en earst ), dan kinne jo begjinne mei it scanjen en digitearjen fan jo ûntfangen, brûkende online-faktueren en betellingsfoarsjenningen lykas FreshBooks, nei in digitaal skaaimerkprogramma lykas DocuSign , en brûk de Wolk foar data-backup en argivearring. As jo faksjekaarten sammele by eveneminten yn 't jier, dan kin it ek in goeie idee wêze om te ynvestearjen yn in bedriuwskartner, sadat jo kinne kontaktpersoanen direkt digitalisearje en de papierkaarten grapke.
02 - Gebrûk fan 'e rjochtsproduksje-helpmiddels
- Kontaktbehear. As jo jo klanten ophâlde troch te hâlden oan minsken dy't jo tagelyk yn 'e netwurk befetsje, hawwe alle lytse bedriuwshannelers in systeem foar it behearen fan kontaktynformaasje. Jo kinne besykje om in kompleet bestjoeringsmanagement (CRM) systeem lykas Salesforce, of foar lytsere skaalferwizing, jo kinne jo besteande kontakten app ynstelle om jo bedriuw te wurkjen.
- Treffen en kommunikaasje. Oft jo gearkomsten mei-inoar te krijen hawwe, op it tillefoan of fia fideo-petearen, is der in manier om it proses mear organisearre te meitsjen. Jo kinne in tsjinst dwaan lykas Do om jo gearkomsten mear organisearre te krijen - foar, yn en nei.
- Accounting en boekhâlding. Organisearje en streamlinje de manier dy't jo jildt, nim pânsen, en kontrolearje cashflow mei ynstruminten lykas Quickbooks Online, Xero en Wave.
- Reizen en kosten kontrôle. Jo kinne apps lykas Expedia en TripAdvisor brûke om reisplannen makliker te meitsjen. Dan, ien kear op 'e dyk, apps lykas Expensify helpe jo spesjale spoaren en meitsje rapporten as jo thús in soad mear organisearre krije.
- Social Media Management. Wy allegearje hoefolle tiid op sosjale media ferwiderje kin wurde as jo net op syktocht en organisearre manier komme. Dêrom kinne arken lykas Hootsuite en Buffer ûnwisbere wurde foar lytse ûndernimmers.
- E-postbehear. As jo Gmail yn jo lyts bedriuw brûke, hawwe jo tagong ta in oantal Google-útwreidingen dy't jo ynstekke koart kinne koene. As jo in oare e-mail app brûke, besykje SaneBox foar automatyske filtering, herinneringen en mear.
- Projektbehear. In goede projektbehear app sil jo helpe om taken taken te spoaren, dielen fan triemen en gearwurkjen mei teamkollees allegearre op ien plak en it kin wêze as ien fan 'e bêste ynstruminten dy't jo brûke kinne om jo wurk te organisearjen. Besykje Basecamp of Asana foar in all-in-one projektbehearder-oplossing.
Produktiviteit is in tige persoanlik proses en de apps dy't jo nedich binne spesjaal foar jo binne de wurken dy't jo dogge en de manier dy't jo meiprate. Nim tiid om te ûndersiikjen wat jo ferlet is foardat in nije tool yn jo proses ynrjochtsje. Jo miskien net sa folle as jo tinke. Foar mear produktyfynstruktuer ynspiraasje, lêze dit artikel mei 101 lyts bedriuwproduktiviteits apps en besykje dizze 27 besparringe apps .
03 - Krij jo kompjûter organisearre
Hjir is in list mei dingen dy't jo kinne no krekt dwaan om jo kompjûter organisearre en werom te wurkjen yn wurkfoarm:
- Rein jo buroblêd. Der binne in pear mooglikheden om jo te gean, en alles hinget ôf fan jo wurkstyl en hoe't jo jo kompjûter brûke. Jo kinne alles fanút jo buroblêd befetsje as útskeakelje foar jo mûsklik bin (tink derom dat de app-ikon's op jo buroblêd binne gewoanwei fluchtoetsen - al jo eigentlike apps lizze meastentiids yn jo applikaasje map). Of jo kinne inkele fluchtoetsen oan jo meast brûkte apps en bestannen taheakje. Ik tink om 'e earste opsje te ferjitten, as safolle mooglik streamlined, mar faak brûk myn buroblêd foar maklik tagong ta bestannen dy't ik op it stuit wurkje. Dan gean ik har nei har fêste thús as ik ferteld bin.
- Set in digitale tapassingsysteem yn. Sprekke jo fan jo dokuminten in permaninte thús, dit is wêr't jo in oplaach systeem meitsje dy't jo folslein sin makket om jo de dokuminten te finen dy't jo nedich hawwe as jo se nedich binne. Dizze gids foar triem en map organisaasje leveret in oantal poerbêste tips om jo te helpen te begjinnen.
- Update software. As jo kompjûter ynsteld is om automatysk de applikaasje- en bestânsysteemynformaasje te ynstallearjen, is geweldich. As it in handich proses foar jo is, moatte jo op syn minst bimonthly opnij kontrolearje, om't in soad ek befeiligings patches binne. Dan wurde ienris yn 't jier besjoen de aktuele ferzjes fan software dy't jo brûke en it beslút meitsje as de tiid om te aktualisearjen.
- Scan foar firussen en prestaasjes. Reglemint fan hokker type komputer jo hawwe, kinne se allegear viriden of malware krije (ja, sels Macs!). As jo in Windows-basearre komputer hawwe, kinne dizze pc-ûnderhâld tips fan PCWorld jo helpe om jo kompjûter sûn te hâlden en rûchich te hâlden.
- Ferifiearje de yntegriteit fan jo data-backup. Jo steane jo gegevens op, jo? As net, skip alles oars foar 'e tiid en meitsje dit earste. Jo kinne gebrûk meitsje fan in Cloud-basearre data-backup-tsjinst lykas Carbonite, Backblaze of CrashPlan of jo kinne in eksterne hurd drive brûke dy't jo yn jo komputer stean (ik doar beide). Mei ien of oare opsjes konfigurearje de tsjinst of rydt troch om automatiseare automatyske backups troch te fieren, sadat jo neat hân meitsje moatte. Dan, ien of twa kear yn 't jier, gean nei jo backup-tsjinst of rydt en pokke om te soargjen dat alles der is en tagonklik moat jo moatte kopies nei jo lokale komputer te heljen.
- Wize jo ynbox. In protte lytse bedriuwsbesiers hawwe in relaasje mei leafde-hate mei har e-post ynbox. Se hâlden dat, om't it in tige produktyf en effisjint kommunikaasjemiddel is; Dochs ha se it, om't it kin gau út 'e kontrôle ûntstean, wêrtroch't net nedich is . Der binne dingen dy't jo dwaan kinne om jo ynfek yn 'e rigel te hâlden, lykas it brûken fan automatisearring, it streamlinearjen fan wat jo jouwe op in deistige basis en jo beheine hoe faak jo e-mail yn jo dei kontrolearje. Lês dit artikel foar e-postbehearder tips dy't jo ynfokker meitsje in krêftige produktyf-ark en net in grutte tiid sûgje.
De hjirboppe tips sille jo helpe om jo lyts bedriuw fuortdaliks organisearje te litten, mar tink jo hoe't snelle dingen út kontrôle komme kinne. Bliuw dizze aktiviteiten mei in resolúsje om in pear kearen yn 'e moanne in flugge en maklike oersicht te meitsjen fan jo papers, produktiviteit ark en kompjûterstatus sa as jo kinne organisearje en foarkomme dat dingen net oerwellende nivo's ûntstiet.