It seminar is faaks it meast foardielich barren dat planners organisearje. En de measte seminars wurde oanmakke as in ½ dei of in folsleine dei. Foar dyjingen dy't ynteressearre binne foar it meitsjen fan in kontrollist foar it plannen fan in seminar , biedt de folgjende in hege nivostruktuer foar it planjen en útfieren fan in seminar.
En foar dyjingen dy't in multi-dei of meardere sesje konferinsjes planje, nim dan ris in fergelykjende oanpak. Jo kinne jo kontrôletslist op 'e seminar planje mar gewoan langer wêze.
01 - Befestigje de doel fan it evenemint
- Wa is it publyk?
- Wat is it ûnderwerp fan it seminar?
- Wêr moatte lein wurde?
- Wêrom sille minsken besykje?
- Wat is de wurklist fan 'e seminar?
02 - Sjoch de Apex Event Specifications Guide
De Council of Industry Convention hat in rige ynstruminten fêststeld dy't as in poerbele boarne fan bêste praktiken te sjen wêze, dy't it evenemint of moetingsplaner helpe om de details te hâlden foar planning-eveneminten. Mei fergese downloade tools, sil it hokker eventuele planner helpe om in list mei relevante details te meitsjen. Dit befettet, mar is net beheind ta:
- Eventprofyl (datum, tiid, lokaasje, kontakten, ensfh.)
- Event organisator / host kontakt ynformaasje
- Oanfrege kontaktpersoanen
- Oanwêzich profyl
- Space needed
- Iten en drinken
- A / V easken
- Funksje / keamer opset
03 - In eventprofyl oanmeitsje
Ien fan 'e planner hat wat fan' e basisfragen om it evenemint te behannelen, is it tiid om ûndersyk mooglik mooglikheden foar de gearkomste te ûndersykjen. It is wichtich om nau gear te wurkjen mei de event organisator / host om it type plak te bepalen en wêr't it seminar meast maklik wêze kin foar organisator en gast (de list fan ideeën kin sûnder ein wêze):
- Lokale hotel
- Lokale konferinsjeynstellings
- Privé restaurantromte
- Private club museum / art gallery
04 - Sesje Seminar Needs en Reqeuest Venue Proposals.
De measte lokaasjes binne bliid om in skatting te jaan foar in mooglike seminar. De catering or sales contact sil de folgjende BEO- ynformaasje nedich wêze:
- Mooglike datum (en) foar it barren
- Tal dielnimmers
- Styl fan keamer opset (klassyk, u-foarm, ensfh.)
- Tiid fan it evenemint (akkount foar ynstellingen / ôfbrekke)
- Iten en drank easken
- A / V needs (ynklusyf skermen, mics, ensfh.)
- Room setup
Tip: In in / V-techniker ferliend wurde om jo evenemint te wizen fan it hotel.
05 - Bestjoeren en / of ûntwikkelje de aginda
It is kritysk foar it evenemintplanner om nau gear te wurkjen mei de event organisator / host, om't de barren fan 'e barren faak feroaret fan' e earste konversaasje oant de eigentlike dei fan 'e barren. De eventuele planner moat klear wêze om it plan oan te passen en nau gear te wurkjen mei de lokaasje om te soargjen dat alles rjochte is.
06 - Bestjoeren fan it BEO-akkoart
Ien fan 'e planner wit it rjochte oantal oanwêzigen en logistyske easken foar it seminar, hy of sy moat de barren foar barren en relate easken befêstigje. De measte ôfspraken soene de planner in kâns jaan om de easken fan iten en drinken te ferleegjen / te ferheegjen oant in beskate oantal dagen foar it evenemint. In protte oerienkomsten sille lykwols hoedzje hoefolle se in groep oanmeitsje om massen te ferminderjen, dus goed skatte.
07 - Eveneminten foar kommunikaasje en materiaal meitsje
Dit is in item dat guon planners mei belutsen wurde kinne, wylst oaren net kinne. Ûndergrûn, sille guon moetingsplaners ferantwurdelje foar elke fan 'e folgjende:
- Untfangingen fan eveneminten meitsje
- Printing agenda en oare materiaal
- Befêstigje oanwêzige kado's / ferkrêften
- Namme fan nammen meitsje
- Ferkiezing fan eveneminten en displays
08 - Wurkjen sliep mei Event Host om Logistyk te finen
Foarôfgeand oan it barren binne der in pear wichtige stappen dy't in moetingplanner foarôfgeand oan it evenemint foltôget. Dit befettet befêstiging de folgjende:
- Eventleden
- Event A / V-oanfragen
- Event attendee telle
- Wachtrollen en ferantwurdlikheden
- Eventmaterialen nedich (meardere kearen kontrolearje)
09 - Earstynstellings
Soargje derfoar dat de tiid yn 'e BEO-rigel foar eveneminte opset is , en it is oanrikkemandearre om sawat twa oeren te foarkommen foar it evenemint.
Tip: As it seminar yn 'e moarns plenn is, freegje jo de ferkeapkontakten fan' e venue om jo groep yn 'e nacht foar te setten (mar litte jo net wat wurdich yn publike webside).
Alle eveneminten materiaal, hânfanten, signage, displays, kado, registasjebalken , nammenadressen en mear moatte klear wêze foar it evenemint.
Warskôging: Sprekkers feroarsaakje dan de nacht foarôf en slute nije presintaasjes dy't oan it momint punt wurde moatte tafoege wurde 10 minuten foar it evenemint.
10 - Eventútfiering
Nei't jo taret, is it tiid foar it seminar. Ferwachtsje de neikommende:
- Guon dielnimmers sille altyd frede komme.
- Guon dielnimmers sille altyd oan 'e ein komme.
- Der is faak wat soarte technyske glitch.