Dit is ien lessen dy't ik koart koart koart leard hat, en ik haw myn eigen opsetlistlist ûntwikkele om klanten te befredigjen (en beset) yn 'e stress-folslein ynstellingsperioade.
Hawwe jo kartjes ferteld
It earste ding dat jo kliïnt wolle wolle is allegearre fan har eventuele foarsjenningen útfiere fan har auto. Dit kin in drege taak wêze, fral as de parkeartsituaasje hurd is om te navigearjen. Stel dan ien dy't jo yn 'e plakje mei in lêst fan swiere kisten folgje - wat is it earste wat se sykje? It antwurd is fansels in winkel, of wat oars, dat har lêst ferljochtsje sil en de omlizzende taak fan it ûntlitten makliker makliker meitsje. As jo karts fine kinne as se yn 'e lokaasje wachtsje, is in maklike manier om se krekt te meitsjen "ferljochte" te meitsjen.
Stel de registraasje tabellen
Neist op de list fan dingen-oan-dwaan foar de measte kliïnten is registraasje opset. Dit betsjut dat jo venne better it hiele registraasjekomponint plak hawwe foardat se oankomme.
Dat tafallet alle tafels, stuollen, elektryske en skuorre. It organisearjen fan nammen tags en kontrôtmateriaal sil in soad tiid foar de eventuele planners brûke, en se moatte net foar jo wachtsje om dizze ienfâldige dingen te plakjen foar harren te begjinnen.
Hast alle romte tabellen en linnen set
It ynstellen fan alle tafels en stuollen yn 'e barrenromte kinne fansels in skoft tiid nimme.
Asjebleaft, as jo in earder barren komme, hawwe jo it kliïn yn 'e foardracht ferteld doe't jo alle keamde komponinten ferwachtsje moatte wurde. As jo client klinkt yn in keamer mei tsientallen arbeiders dy't skrambelje nei untapke tafels en stuollen, wurde se wierskynlik panik. Ideaal, dyn operaasjesteam sil alles tafallich wêze mei tafelbedriuwen, sadat de planners begjinne kinne mei sintrum, postfeartjes, ensfh.
Get All Signage Out Early
Krekt om't de leadplanner wit hoe't it gebou te navigearjen betsjut net dat har stipebehear docht. Jo kinne elkenien in soad ûnfergonklike smaak befoarderje troch it oanpassen fan de signage yn jo gebou as de ynstellingsperioade begjint te begjinnen. Tink derom dat fergunners lykas floristen en DJ's ek wite wêr't jo hinne kinne. Dit binne alle dingen om foar jo eventuele dei mei jo kliïnt te besjen, mar se binne ek nedich om te sjen op 'e grutte dei.
Besykje BEO's en Ferwizings
Eartiids hawwe jo wierskynlik dizze tydskriften meardere kearen yn 'e dagen dien nei it barren, mar it is noait ferrast dat se ien lêst tiid werjaan. Alhoewol't opsetten tiid hektyk is, moatte jo 15 minuten skerpe om dizze dokuminten tegearre te sjen. Koördinatoaren moatte in pakket klear meitsje foar harren kliïnt dy't it BEO, keamerplan, en prospective invoice befettet.
Sommige unferwachte planners sille de gelegenheid passe om dizze krityske papieren te oersjen.
Ynliedingen
Soargje derfoar dat de kaai fan jo team nei jo kliïnt bringt foar in formele ynlieding. Dizze list befettet de catering manager , banquet kaptein, operaasje supervisor en audio / fisuele koördinator. Tink derom fan jo kliïnt by it ynlieden fan it team - binne der alle details dy't rjochte wêze moatte oan it gesicht mei jo direkteur? Begjin in koarte konversaasje is in effektive manier om te markearjen wa't belesting fan elke gebiet is.
Dizze koarte checklist fan eveneminten opsetpunten sil in lange manier gean om jo kliïnteel glêd te hâlden by it oankommen. As wichtichste fertsjintwurdiger foar jo venus, is it altyd it bêst om de kliïnten jo mobyl tillefoan te jaan, as alles wat mis giet, wylst jo wurkje yn jo kantoar.
Tink derom, se kinne frustreare as se wat nedich binne, mar se wurde noch frustrearre as se gjinien fine kinne om har te helpen!