Learje oer de kaar ynformaasje dy't fûn yn 'e boarne dokumint
Wêrom boarne dokuminten binne wichtich
It boarne-dokumint is essensjele foar it boekhâldings- en rekkeningsproses lykas it is de bewiis dat in finansjele transaksje foarkomt.
As in bedriuw kontrolearre wurdt, sineare dokuminten opnij opnij de accountingtalen en algemiene lieders as in unbestreidlik kontrôlepoarte.
It bewarjen fan in boarne dokumint foar in bedriuw is krekt lykas ferplichtingen foar belesting-fergoedbere items foar jo persoanlike belestingen. As jo belestingen kontrolearre binne, jouwe se de bewiis dat jo dizze oanklaggen makke hawwe. Itselde is wier foar jo bedriuw, mar yn bedriuw, jo hâlde net allinich foar fergoedige fergoedige kosten. Jo hâlde orizjinele dokuminten foar elke finansjele transaksje.
Hokker boargerdokuminten jouwe
In boarne dokumint beskriuwt alle basisfacts fan 'e transaksje, lykas it bedrach fan' e transaksje, wa't de transaksje makke is, it doel fan 'e transaksje en de transaksje datum.
Hjir binne in pear foarbylden fan gewoane boarne dokuminten:
- in annulearre kontrôle
- invoice
- kadresregistraasje
- komputer-generearre kritiek
- kredytmemo foar in kundeferkear
- wurknimmer tiidkart
- boartsje slip
- keap oarder
Hoe kinne boargerdokuminten behannelje
It boargerdokumint moat sa gau mooglik nei it transaksje yn it passende reklameartnota opnommen wurde. Nei it opnimmen binne alle boarne-dokuminten fuortgean yn in soarte fan systeem wêr't se weromfine kinne as en wannear't se nedich binne.
Yn bepaalde eksimplaren kin it ek wichtich wêze om de keten fan bewarjen te leverjen om te bepalen dat it boarne-dokumint yn fraach bliuwt yn jo kontrôle.
Boarne Documents vs. Fotokopyen
Yn 'e measte omstannichheden binne fotokopyen fan boarne dokuminten legale akseptabel. De Ynterne Tsjinsttsjinst hat bygelyks photokopyen fan ûntfangen sûnt 1997 akseptearre, sa lang as se lêzber binne, befetsje alle ynformaasje dy't yn 'e orizjinele oanwêzich is en binnen de grinzen fan it scannenproses dat ynformaasje yn in formaat identysk is mei de oarspronklik.
In materiaalberjochting dy't de objekten oankundige hat en de priis betelle, mar dat waard sûnder de namme fan 'e leveransier scannen net kwalifisearre. In dokumint dat alle ynformaasje yn 'e orizjinele kwalifikaasje presintearre, mar dat yn Word of Excel-formaat net bewarre wurde soe ek net kwalifisearje.
De IRS-standert - folslein, lêsber en in krekte reproduksje fan 'e orizjinele - is itselde standert dat brûkt wurdt yn in soad bedriuwen en regearing-ynstânsjes. Oare ynstellings adden lykwols oan dizze algemiene easken.
De Universiteit fan Washington lykwols alliniget as substitúsjes foar de orizjinele dokuminteskopen dy't op in minimum tichtheid fan 300 punten per inch (dpi) skansearre wurde en presintearre yn PDF- of TIFF-formaten; It akseptearret gjin JPEG fotokopyen.
As jo plannen om skriftlike of juridyske dokuminten te scannen om de opslach te fasilitearjen, kontrolearje mei de relevante ynstelling om der wis fan dat se de dokuminten akseptearje yn it formaat dat jo plannen brûke.