Beslute as jo in gearkomste ha
Earst beslute as it planjen fan in gearkomste echt needsaaklik is.
Oftich tinke wy oan in formele gearkomste as de bêste manier om ynformaasje te dielen of in ûnderwerp te besprekken. Mar as jo nijs fia e-mail of konferinsjele oprop leveret, of krekt troch in pear minsken yn jo kantoar te roljen foar 15 minuten, skip de formele gearkomste.
Allin allinich de minsken útnoegje wêr't jo der wêze moatte
Ea waard opnommen foar in gearkomste en wûndere - healwei troch - wêrom binne jo dêr? Soargje de tiid fan minsken net troch har út te fieren nei in gearkomste dat se net meidwaan moatte. Dat sil gjin effektive gearkomste wêze. Hat ien fan 'e rekkening oan' e gearkomste oanwêzich te wêzen om budzjetfragen te beantwurdzjen? Dêrnei útnoegje ien yndividuele útkount út te fieren dy't passend is foar dy taak.
As in kolleezje of oertsjûger ynformearre wurde moat oer wat op in gearkomste besprutsen wie, moatte jo har net opnimme om oan 'e echte gearkomste. Sels ienfâldich in gearkomste gearfetsje en it nei har nei stjoere. Se sille de tiidkrêft wurdearje en jo hawwe de assurance dat - om't jo de ynformaasje skriuwe - dat se folslein ynformearre binne oer diskusjes.
Stjoer Konferinsjebewinen
It libben is drok en kalinders wurde gau ferkocht mei plandearre aktiviteiten. Stjoer in follow-up-gearkomste opmerking tweintich dagen foar jo gearkomste. Dit befestigje dy minsken dy't antwurden dat se yn'e attinsje komme soene en kinne jo ek foartiid witte as sketsen wizige hawwe en wichtige dielnimmers kinne de plande termyn net bepale.
In agenda hawwe
Om effektive gearkomsten te plannen, moatte jo earst plan jaan wat der besprutsen wurde sil. Wat is it doel fan 'e gearkomste? Wat wolle jo dwaan? Untwikkelje in gearkomste aginda foarôfgeande tiid en distribearje it oan dielnimmers. Meitsje de starttiid en befetsje in koart list fan ûnderwerpen dy't oanpast wurde. Doch net jo eigen gearkomste mei in langere, oerfolle detaillearre aginda. Skeakelje troch namme alle persoanen dy 't ferantwurdlik binne foar it rapportearjen op in spesifyk gebiet.
Wês kloppet oer ferwachtings
As jo earst de notifikaasje fan 'e gearkomste ferstjoere, wurde dúdlik oer syn doel en jo ferwachtingen. Wolle jo de gearkomste om in presintaasje omdraaie en dielnimmers soargje moatte om notizen te nimmen? Of is dit in brainstorming sesje wêr't dielnimmers wurde ferwachte om ideeën en suggestjes te sjen?
Yn guon bedriuwskultueren wurde meiwurkers sammele om allinich te harkjen en dan wer werom nei har wurkplakken. Yn oare bedriuwen hawwe meiwurkers frij dielnimme. Yn 'e hjoeddeistige gearwurkjende wurkplakken binne ynteraksje en dielen fan ideeën net allinich by de gearkomsten wolkom; It is faak it doel fan 'e gearkomste sels.
Begjin op tiid
As jo de persoan binne dy't typysk foar gearkomsten op 'e tiid ferskynt, dan begripe jo hoe't it frustraasje is as de feitlike gearkomste net foar 15 minuten giet as folksen yn' e keamer rinne.
Wat ûnweigerlik bart, is fuort, elkenien wit dat dizze gearkomsten noait op 'e tiid begjinne, sadat elkenien begjint te sjen. Nim opladen fan jo gearkomste. Begjinne fuort prompt by de opjûne starttiid. Slút de doar en begjinne. Dizze stribglers sille gau gau it berjocht krije dat se eintiid arrivearje en se allinich dizze flater meitsje moatte.
Keep It Short & Simple
De measte gearkomsten binne sletten foar in oere as - yn in protte gefallen - 30 minuten of sels 45 minuten sille. Wannear't te folle tiid oanwiisd is, is it gewoane resultaat dat tiid is fergean. Minsken bliuwe nei de gearkomste is oer te litten of te beteljen op in bepaalde aginda item. Bliuwt gearkomsten koarte en op it punt.
Bliuw op Topic
In aginda allinnich sil jo gearkomste effisjint net rinne. Stipje op 'e wurklist en bliuwt diskusjes fan' e tangenten ôf.
Rieplachje elke off-topic fragen, wêr't it stiet dat it in ûnderwerp is foar in oare gearkomste, sil it persoanlike adres behannele wurde. Nimmen liket in ferrassende gearkomste wêr't it doel fan 'e gearkomste in eftergrûn hat nei in oare konversaasje.
Nimmen Lytsere gearkomsten bûten it konferinsjeroom
Sitting yn deselde fertroude konferinsjeroom sammele om deselde fertroude tafel is krekt dat - fertroud. Om meiwurkers te stimulearjen, kreatyf te tinken en lege diskusjes hawwe, beskôgje de gearkomste bûten de standert konferinsjeroom.
Tink oan gearkomste by in tafel bûten as wannear't it plak en it wetter lizze. Besykje tegearre te sammeljen yn in mienskiplik gebiet dat sênten en lytse tafels hawwe yn plak fan in grut konferinsje tafel en pylkstuollen.
Lit net bang wêze om in ferskillende oanpak te nimmen
As de oanpak fan 'e gearkomste net wurket, binne jo net bang om kursus te wikseljen. Bygelyks as in brainstorming sesje in rêstich keamer jaan lit mei in lyts dialooch, feroarje rjochting. Wês fleksibel en jouwe omtinken foar hoe't de gearkomste foarôfgeand is.
Gebrûk fan technology
Plan om technology te brûken om oanwêzigen te hâlden. Yn hjoeddeistige digitale wrâld wurde de measte minsken brûkt om grafiken of fideo's te finen om de wurden te stypjen dy't se hearre. Oanroppe oan dat mentaliteit en audiofisuele yntegrearje as jo jo gearkomst bepale.
Kompjûters projekteare op grutte skermen en smartboard-presintaasjes dy't ynteraksje stimulearje binne in wolkom feroare fan 'e standert langere PowerPointpresintaasjes.
Stjoer in gearkomste gearfetting
Binnen in dei nei de gearkomste ferstjoere jo in koarte gearfetting fan wat oanjûn is. Dizeminare dit fia e-mail oan allegearre dy't yn 't sin hawwe, dyjingen dy't net by steat wienen by de gearkomste, en dyjingen dy't ynformearre wurde moatte. Fierder wurde alle aksje items bepaald, dy't bepaalde wa't ferantwurdelik is foar elke produkt as de opmerklike datum.