Wêrom nimme moandei gearkomste?
Der binne feitlik redenen foar it opnimmen en opnimmen fan minuten fan jo bedriuwsgearkomsten.
De earste en wichtichste reden om minuten fan gearkomsten te nimmen is in rekord te hawwen fan wat jo besletten hawwe. Ik haw yn 'e gearkomsten sitten dêr't gjinien in beslút oan in beslút fan in bestjoersleden kin wurde mar in pear moanne lyn. Jo hawwe wat skriftlik foar jo bedriuw,
De twadde reden foar korporative bestjoeringsminuten is foar trefoargers en ferantwurdlikensdoelen. Board members binne yn in steat fan fertrouwen. Se meitsje besluten oer jild dat ynvestearre wurdt troch bedriuwen fan 'e bedriuwsgegevens, en se moatte soargje te wêzen dat se sa goed as hannelje, yn it bêste belang fan' e korporaasje, en sûnder konflikten fan belang . Mei riedsgearkomsten befettet de ried it bewiis dat se yn goed leauwe wurken en persoanlike oanspraaklikens foar har aksjes foarkomme.
De tredde reden is foar belestingen. In bedriuw is in aparte entiteit fan 'e yndividuele oandielhâlders. Om der wis fan te wêzen dat dizze skieding hâldt, kinne gearkomsten minuten in rekordje leverje.
Sûnder har kinne de IRS of de steatfergunnings de belestingstatus fan 'e saak ferneatigje. In korrupsje dat it net lit sjen, is as in entiteit dy't fan 'e eigners apart skriuwt, in drege belestingstatus meitsje kin.
Der is in balâns foar bedriuwen om te striden om te meitsjen dat guon bestjoersleden harren plicht dogge en beskerme wurde, tsjin lange, rjochte riedsgearkomsten dy't de ôffredigens fan 'e tiid hawwe.
Wy sille dit lykwicht oanpasse yn dit artikel.
No dat wy de redenen hawwe foar diskusje oer gearkomsten fan minuten, hjir binne guon mistkes bedriuwen meitsje, en guon gedachten oer hoe't se har korrigearje.
Net te meitsjen en te ferjaan fan in aginda foar de gearkomste
In oare grutte mislearre troch korporaasjes yn har riedsgearkomsten is gjin aginda foar de gearkomste fêststeld en it aginda net fersprieden en relevante dokuminten foar de gearkomste. De aginda moat spesifike bedragingen fan tiid foar elke item op 'e wurklist stean. In spesifike aginda makket net allinich de gearkomste mear flugger, mar it liedt (en elkenien dy't it minút letter lêze) kenne it relatyf belang fan elke item op 'e aginda.
Dat betsjut net dat iets net op 'e aginda komme kinne as it wichtich en driuwend is, mar items kinne oan' e aginda tafoege wurde troch stimmen. En in protte dat driuwende moat troch de bestjoerders behannele wurde, net it bestjoer.
Missing wichtige dielen fan 'e riedsgearkomsten
It sjabloazje foar gearkomsten fan gearkomsten moat wêze:
- De Datum, tiid, en lokaasje fan 'e gearkomste
- Begjin en einige tiid, en tiden oanbean oan spesifike punten op 'e wurklist
- Wat soarte fan riedsgearkomst - regelmjittich, spesjaal of jierliks (alle steaten fertsjinje bedriuwen in jierlikse gearkomste hawwe)
- Wa wie oanwêzich, registraasjes, gasten en meiwurkers, en hokker bestjoersleden wiene net oanwêzich. De nammen fan elkenien dy't eartiids komôf komme of ferlitte moatte wurde bepaald.
- It bepalen fan oft in quorum oanwêzich is. In quorum is normaal ferplicht troch de bedriuwen fan 'e bedriuwen foar elke stimmen dy't nommen wurde. De quorumfoarming is meast mear as de helte fan 'e leden. (Foar in bestjoer fan njoggen leden, bygelyks, moatte fiif leden foar in quorum oanwize moatte).
- As presintaasjes wurde jûn troch kommisjes of oaren, binne nammen en titels fan presintaasjes.
Gearkomste minuten te spesifyk
Wierskynlik meitsje de grutste falske boardsje om detalige ynformaasje te fieren oer diskusjes (soms arguminten) en prosessen. De gearkomsten moatte reflektearje op de resultaten fan besluten, net wa't sei wat yn 'e diskusje. Litte wy sizze dat jo bestjoer stimme op in moasje om in nije line fan produkten te ferkeapjen.
De gearkomste moat sizze: "Beweging om in nije line fan krûden ta te foegjen. Beweging wurdt beweegd en goedkard, mei sa-en-sa ding." As de groep in diskusje hie, moatte jo de lingte fan 'e diskusje opnimme en fêstlizze, mar jo moatte net yn detail oergean oer de diskusje.
Minuten dy't net spesifyk genôch binne
Oan it oare ein fan it spektrum binne guon minuten net spesifyk genôch om ynformaasje te jaan en de leden út 'e problemen te hâlden. As it beslút net ienriedich wie, wie in rekord fan hokker bestjoersleden dúdlik wurden, wat ynsteld wie (en oannimje oft de ynterpretaasje fanwege in potinsjele konflikt fan belang wie).
Wylst jo de opslach fan elke diskusje net opnimme moatte, of wa't wat sei. Mar der moat genôch ynformaasje wêze yn 'e minuten om de geast fan' e diskusje te reflektearjen.
Board Meetings te lang
Nimmen liket lange gearkomsten, mar der binne inkele manieren om de gearkomste te kort en de minuten. Jo wolle de riedsgearkomste tiid besparje troch in ynstimmingsaginda te meitsjen. Yn essinsje is dizze aginda in list mei problemen dy't sûnder diskusje fluch behannele wurde kinne. De list kin wêze as minuten fan 'e foargeande gearkomste, finansjele en berjochten út kommisjes of de CEO.
De ynstimmingsaginda, en de rapporten en oare ynformaasje, moatte foar it gearkomste ferspraat wurde sadat de leden in kâns hawwe om se te lêzen. Dan wurdt op 'e gearkomste de oanbelangjende aginda diel útmeitsje fan it proses fan' e gearkomste. Elke riedslid kin in fraach of oandach oangeande de aginda fan 'e ynstimming ophelje, mar as der gjin problemen binne, kin de folsleine tastânaginda op ien kear stimd wurde.
De ferkearde type fan besluten
In bedriuwsbrief makket besluten oer algemiene belied. De deistige besluten wurde makke troch de direkteur fan 'e korporaasje basearre op dat belied. Somtiden komme boards overreach en besykje besluten te meitsjen dy't boppe it bestjoer bliuwe.
Net it oanfreegjen fan de mominten
It is ferromming, yn 'e hurd en drok fan riedsgearkomsten, te ferjitten om de minuten te goed te winnen. Mar it is wichtich om te meitsjen dat de minuten sawol de letter en de geast fan 'e gearkomste goed rjochtsje. Minuten wurde beskôge as "ûntwerp" oant goedkard.
Net rekken rekken fan gearkomsten minuten
Neidat alle problemen dy't jo omgean om goed minuten foar jo korporaasje te hâlden, ferjit jo net dat jo korporative gearkomsten minuten earne feilich en tagonklik hâlde. Set in proses om minuten te hâlden yn in korporaasjeboekboek, of "yn 'e wolk", yn in beskerme beskerme wachtwurd.
Ferjit om de rol fan 'e corporate sekretaris te erkennen
De measten fan 'e funksjes oangeande korporale minuten komme ûnder it domein fan de sekretaris fan' e korporaasje. As in goede korporêr sekretar is in keunst, en dizze persoanen wurde faak net genôch erkend. Sis "tankje" oan dizze persoan regelmjittich.
Net in Attorney ynklusyf as adviseur foar jo bestjoerder
De ynformaasje yn dit artikel is net bedoeld om belesting of juridysk advys te wêzen, en de auteur is gjin advokaat. Oft jo korporaasje prive of iepenbier is (mei iepenbiere hanneljen), moatte jo in abonnees hawwe om jo te advisearjen oer korrekte minuten, en bywêzich by wichtige riedsgearkomsten te wêzen om te soargjen dat jo en jo bestjoer beskerme binne.