De dosinten en don'ts fan e-post yn bedriuw
E-post is populêr wurden dat yn guon gefallen minsken it faker brûke as it tillefoan. Om't it skreaune wurd sa maklik mislearre wurde kin, is it begripen fan goede email-etikette essinsjeel yn 'e bedriuwsomjouwing.
Spitigernôch binne in protte minsken net begrepen hoe't jo e-mail nei har foardiel brûke, en de foardielen dy't jo kinne oan in saak sette, wurde faak mis. De folgjende saaklike etikette-regels foar regelje kinne jo meiwurkers helpe om emails te komposearjen dy't effisjint en effektyf binne.
01 - Ferstjoere allinich klante en skriuwmails
02 - Altyd in betsjuttend subjekt line brûke
Nim de submersum fan in e-post leech. In lege ûnderwerp kin jo e-post as spam markearje, en it sil syn bestimming nea berikke. E-mails mei blanke ûnderwerplinen wurde ek faak trochjûn, benammen as de beëage ûntfanger typysk in soad e-post op in opjûne dei ûntfangt. Altyd in ûnderwerpline brûke dy't de ynhâld fan jo e-mail adekwate reflektearret. It sil jo ûntfanger helpe troch harren e-post effisjinter te sortearjen en in flugger antwurd te stimulearjen op jo e-post.
03 - Avansearre formulearre e-posten
Stjoer emails yn profesjoneel formaten. Meitsje meardere lettertypen en foto's foar eftergrûnen. Dizze akkommodaasjes kinne de lêzer ôfstrakt meitsje of it berjocht maklik meitsje om te lêzen. Elke eftergrûnôfbyldings dy jo taheakje kinne blokkearje de triemgrutte fan jo e-post. Dit kin ûntfangers krêftigje mei stadige ferbinings om in ferrassende lange tiid te wachtsjen foar jo berjocht nei download.ny eftergrûnôfbyldings dy jo taheakje kinne de triemgrutte fan jo e-berjochten ferblaze. Dat kin ûntfangers krêftigje mei stadige ferbinings om in fergriemend lange tiid te wachtsjen foar jo berjocht om te downloaden.
As jo bedriuw bestätet dat jo in bepaalde e-post stjoerder brûke om in konsekwint kâns te meitsjen en te fiele, nim dan foardiel fan. It bedriuwlogo en de ûndertekening kin in profesjoneel projekt projektearje op jo e-post.
04 - Ferstjoere op 'e tiid Replies
Lit minsken net wachtsje foar foardielige antwurden op har e-post. Reagearje prompt mei in dúdlik, koart berjocht. As jo mear tiid nedich hawwe om ûndersyk te ûndersykjen of mear ynformaasje te sammeljen, fertellen jo e-post stjoerder as se in antwurd ferwachtsje kinne.
05 - Gebrûk fan Out-of-Office-helpprogramma's
As jo fuortgean fan it buro en kinne jo e-mail net lêze, brûke jo it e-post-systeem foar automatyske antwurd op elk dy't jo kontakt opnimme. Soargje derfoar dat jo auto-antwurden liedt kin ferstjoere as se ferwachtsje kinne om in antwurd te krijen.
06 - Wachtsje gjin Wolf mei heechweardich flaggen
De measte e-post-systemen jouwe jo in e-post as "hege prioriteit" of "rûs". Skeakel dizze standert e-mailflagge net. Bliuw it brûke, of jo ûntfanger sille de prioriteit flagge werjaan. As jo in echt wichtige e-mail stjoere, sil it it oandacht net fertsjinje dat it fertsjinnet.
07 - Tink derom, as "All Reply" is nedich
Net ynstinktyklik klikke op de knop "Reply All" foar elke e-mail dy't meardere senders of ûntfangers hat. Besjoch it ûnderwerp en beslute wa't jo antwurd moat lêze. Hieltyd reagearjen oan elkenien unreplik guod makket gau in reputaasje as in "business spammer", en minsken kinne begjinne mei jo e-mails hielendal te negearjen.
08 - Separate bedriuwen en persoanlike e-mailakkounts
As it net in need is, brûke jo business email net foar persoanlike korrespondinsje. Sels as jo jo eigen bedriuw hawwe, is it in goed idee om twa apart e-mail-akkounts te hawwen. It sil jo foarkomme om jo e-mailen te prioritearjen en persoanlike berjochten sûnder relaasje út it bedriuwnetwurk te hâlden.
09 - Brûk profesjonele e-post akkountnammen
Brûk jo eigen namme as in part fan in e-mailadres. Bygelyks james.bucki@example.com, of jbucki@example.com. Feroaren spielnammen, hannen, monikers of obskure ferwizings. Soargje bygelyks soccer.mom@example.com of baseball.nut@example.com.
10 - Is E-post it bêste foar dizze reaksje?
Brûk gjin e-post as jo inkele kommunikaasjemiddels. Net alle berjochten binne e-postadres, en der sil tiden wurde as in koarte telefoantsje of in koart kiezenbesite kin in effektiver manier wêze om in berjocht te foarkommen. Gearkomst of petear oer it tillefoan kin in minsklik elemint yn ynteraksjes ynfiere, en dat kin it ferskil meitsje as jo besykje wat te ferklearjen, of jo wolle josels oertsjûgje om in aksje te nimmen.
11 - Sensitive en tagonklik wêze
Nea e-mail brûke om in relaasje of kontra te begjinnen. Yn profesjonele saakkorrespondinsje stean altyd in hânline dy't in alternativer wize oan jo hat. Jo kinne bygelyks jo buroblêd, fax, mobile telefoannûmers, en jo postadres adres.
12 - Vermeide e-mailings massive attachments
Jo kinne noait witte hoe't jo jo ûntfanger tagelyk tagong krije ta har e-post. Mobile apparaat kinne begjinne mei it laden fan de bestân foardat de brûker freget om it download te befestigjen. It kin in lange tiid duorje en bânbreedte brûke dat de ûntfanger foar betelje moat. Hâld de kombineare grutte fan taheaksels ûnder 50MB.
As jo in grut bestân stjoere moatte jo earst kontakt opnimme en freegje hoe't se it bestân krije wolle. Jo brûke ek in triemynstjoertsjinst om it bestân te stjoeren.
13 - tinke jo foardat dizze e-post stjoere
As lêste, nim dan in momint en beskôgje wat jo skreaun hawwe foardat jo de knop "ferstjoere" drukke. Is it wat dat net yn in e-post stjoerd wurde moat? Is it fan in persoanlike natuer en it net genôch om it e-mailsysteem fan 'e bedriuw te brûken? Hawwe jo de e-mail skreaun yn 'e wize en opnommen petearen dy't jo letter spitigje kinne? As dat sa is, drigje de "wiskje" knop.