Hoe't jo dielname oan seminars en bedriuwsgearkomsten ferheegje

by Rob Hard

Tips foar it ferheegjen fan jo korpssintrum

De wichtichste stap om fearen te oerwinnen oer in ûntbrekken fan oanwêzigens op in evenemint of om de RSVP-list te fergrutsjen is te erkennen dat minsken har genietsje fan genietsje op it besjen fan goedútfierde seminars en oare eveneminten. Troch it besykjen fan bedriuwsgearkomsten krijt de dielnimmer in kâns om nije ynformaasje te learen en ynteraksje mei peers en lieders op har fjild. Mar de meast súksesfolle gearkomsten gean fierder oer star-studearre keynotes en ynspirearjende presintaasjes; Hja meitsje in waarm, freonlike omjouwing foar elkenien - dat makket se mear genieter. Hjir is hoe't jo in noflik bedriuw eventje kinne plannen meitsje dat in geweldige opkomst lûke sil.

01 - In grutte aginda meitsje

Ien hearen begrype dat minsken genietsje fan it besykjen fan eveneminten, is it wichtich om in programma te meitsjen dy't wurdich wurdich te meitsjen. De wurklist moat rjochte wêze op in ienich tema as net oanwêzige oanwêzigen mar moatte genôch ferskaat hawwe om ynteressante petearen te behâlden. Bygelyks, it folgjende probleem de heule dei semintrajekt hat de oanpassingen fan 'e gearkomsten fan' e gearkomsten fan 'e iten nei brieven nei presintaasjes:

8:00 oere oankomst en moarnsiten
8:45 am Welcome Message
9.00 oere Keynote Speaker
10:00 oere brek
10:15 am Panel Discussion
11.30 oere Sluting Bemerkingen

02 - Wês gefoelich foar de kalinder en klok

Nettsjinsteande de bêste aginda hawwe eventuele attraksjes foarkar te wêzen as se wolle op sa'n programma en wannear't se net wolle. Yn guon seizoenen yndustry is it soms in saak fan kin net sa goed. Besykje de neikommende dagen as skema datum en tiden foar jo barren:

De dielnimmers preferearje moarnsskema foar sittingen
Oanwêzigen preferearje oanfallen fan eveneminten fuortendaliks nei wurk
Dagen en tongersdei binne populêre gearkomsten
Meitsje hâlden fan gearkomsten op freedten as mooglik
Meitsje skoglike gearkomsten op fakânsje en de eve fan 'e fakânsjes
Wês gefoelich foar oanwêzige reisferletten foar it barren

Eartiids belangryk is in reputaasje foar it begjinnen fan tiid en ferfanging op tiid - benammen foar jierlikse of repete eveneminten.

03 - Identifisearje in unike en handige lokaasje

De measte bedriuwsgearkomsten wurde hâlden yn hôven, en dat soarte fan venus yn en fan himsels is net sa unyk. Jo kinne kieze om de mûs te brekken en in geweldige non-hotelferiening te finen of jo kinne erkennen dat alle hotels net unike makke wurde en in geweldige hotel fine. It wichtichste punt hjir is om in lokaasje te selektearjen wêr't jo gasten wolle wolle. Nei allegear sille se in ôfdieling meitsje fan har routine en wolle it evenemint genietsje. Besjoch de folgjende faktoaren:

Selektearje in lokaasje dat tichtby de mearderheid fan dielnimmers is
Selektearje in lokaasje wêr't dielnimmers har sels genietsje
Selektearje in wize wêrop dat ûnderfine op fergelykjende eveneminten

Foar mear tips oer it selektearjen fan in venue, moatte jo der wis fan wêze foar in Event Planner's Guide foar Planning .

04 - Kompilearje in passende Gastlist

Súksesfolle gearkomsten hawwe in spesifike tema of berjocht en doelgroep foar dat berjocht. It is weardefolle om in gastlist te kompilearjen dy't passende oanwêzers beynfloede, sels as se rangele yn oarder fan belang. Te faak sil houtmaster in masterlist fan prospektive gasten allinich kompilearje om dan de moeting op 'e massen te iepenjen. Dit sil allinich wurkje as jo besykje sitten op basearre op it getallen te spyljen.

In saaklike gearkomste, konferinsje, of seminar moat net besjoen wurde as direkte postynstelling mei 1-3% RSVP-tariven. Ik leuk foarkar oan kliïnten om spesifike listen fan doelstellende oanwêzigen - folksen te wêzen dy't se echt hopelik fertsjinje wolle mei RSVP-tariven fan 50% of better.

In definitive tinke oer dielnimmers: besykje de persoanen fan likense rang en ûnderfining oan 'e gearkomste útnoegje.

05 - Lêze, lade, besykje!

Ien fan 'e kaaien om in geweldige oanwêzigens oan jo evenemint te realisearjen is troch minsken yn' t sin te begjinnen en op te folgjen. Dit betsjut dat it ferstjoeren fan 'e oanwêzigen is foar dyjingen dy't net RSVPed hawwe en befestigings foar dyjingen dy't hawwe. It ferstjoeren fan in evenemint op 'e kreft foar it evenemint om befestige gasten net algemien in min waar te meitsjen.

It is wichtich om spannings op it evenemint te generearjen. Tradisjoneel bedriuwen fan 'e útnoegings binne geskikt, mar it wurdt de norm om ek nei eamel te sykjen en sels sosjale media ôfhinklik fan jo publyk. Besykje dizze oanpak:

Meitsje it barren oan gasten dy't jo of jo ploech persoan kenne foardat jo útnoegje.
Stjoer de datum befetsje yn 'e planningplan (papier of elektroanysk).
Stjoer in detaillearre útnoeging, wêrûnder aginda-hichtepunten (papier of elektroanysk) mei in RSVP-fersyk.
Ferfange de werklike útnoeging wer mei in persoanlike notysje oan persoanen of freonen (elektroanysk). *
Folgje de befêstige gasten ien oant twa dagen foar it plennende evenemint (elektronysk of oer de tillefoan).

* Jo kinne ek kieze om gasten te formearjen en in persoanlike útnoeging te ferwiderjen nei it barren.

06 - Underwerp de macht fan persoanlike ynstellings

In fysike útnoeging - of bedreaun of elektroanysk is moai, mar it moat net as in ferfangend wurd wêze foar in persoanlik útwreide útnoeging oan freonen, kollega's of kunde (útsein, fansels, jo plannen in grut sympoasium of konvintaasje mei 500 of mear oanwêzigen). Dit is de stap dy't in protte hertskrêft makket ... se wolle it tillefoan net ophelje, mar it kin betsjutte dat it ferskil tusken hege RSVP's-tariven (mei lege no-show-tariven) en in minder as ideaal útkomt.

Foar guon eveneminten kin it nuttich wêze om dizze ferantwurding te dielen. De gastlist fan in evenemint wurdt faak kompilearre út kontaklisten dy't troch in ferskaat oan persoanen bewarre wurde, en dy persoanen mei de tichtste relaasjes mei de útnoegers moatte in direkte útnoeging jaan oan harren eigen gasten.

07 - Stel in reputation foar it jaan fan goede programma 's

Elkenien hat goede konferinsjes en minne konferinsjes besletten. Itselde jildt foar seminars en oare wurdearring fan eveneminten. Gelokkich foar evenemintenplanners, minsken generaat genietsje fan de gearkomsten dy't se besykje.

De kaai hjir is om jo kliïnt te helpen in reputaasje te meitsjen foar it leverjen fan poerbêste bedriuwsprogramma's. Ferskillich as it miskien wol, as immen dat jo lêste lêste evenemint genietsje, hat hy of se mear wierskynlik nei takomstige programma's besykje - en mooglik sels in freon of kollega te bringen.

08 - Folgje kommunikaasje en dankende oanwêzigen

Om't minsken gearkomsten besykje om nije ynformaasje te sammeljen, binne in protte oanwêzigen in protte oanbesteegje om ekstra handouts en materialen te krijen dy't mooglik binne troch presintatueren en oare folken yn jo organisaasje referearre. De opfolging is in poerbêste kâns om dizze ynformaasje te dielen en dank jo berjochten oan dyjingen dy't it barren besochten.

De tankstekken en folge kommunikaasje is wat dat in protte organisaasjes faaks oerbliuwe, mar dyjingen dy't de foardielen net opnimme.