Neist funksjonele kantoarfunksjes binne de bestjoerssekretaris en direksjoneel sekretaris ek ferantwurdlik foar it skriuwen of it rapportearjen fan rapporten, organisearjen en plannen fan gearkomsten, ynkommende berjochten werjaan om har betsjutting te bepalen, aginda's te meitsjen foar riedsgearkomsten, it meitsjen fan reisarranzingen, kompilearjen fan gearkomsteminuten, ûndersyksjen, korrizjearje te meitsjen, en tafersjoch en oplieding junior nivo kantoarpersoniel.
Dizze rollen kinne ferlet hawwe fan ferskate nivo's fan ûnderfining en hawwe ien fan dizze fergelykbere taak titels:
- Opstel-bestjoerlike assistint
- Administratyf assistint
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior sekretaris
- Office Manager
- Senior Office Manager
Taljochting: Juridyske en medyske assistintposysjes binne hiel oars en erfgoed spesjaal trening dy't frege wurdt yn 'e berops dêr't se wurkje.
Ofdielingen tusken administraasjeassistenten en ekskriuwers
De rollen fan útfierende sekretarissen en bestjoerlike assistinten hawwe in soad oerlap, en de ferskillen yn 'e rollen kinne ferskille troch organisaasje. Yn guon gefallen rjochtet de sekretaris fan direkteur op mear bestjoerlike taken foar in behearder of bestjoer, lykas gearkomstplanning, reisplanning, skriftlike kommunikaasje en sels boekhâlding. In bestjoersassistint kin har rjochtsje op mear bedriuwsfieringsaken en nim dan mear fan in liedende rol yn guon kapasiteit, it meitsjen fan aginda's foar gearkomsten of konferinsjes, it behear fan budzjetten en it behanneljen fan ferkeaperfollings.
Bestjoerlike assistinten kinne ferplicht wurde om in spesjalere oplieding te hawwen yn guon gefallen dêr't it bedriuw fan bedriuwsfiering kritysk is.
Core Job Skills
Sawol útfierende sekretarissen en bestjoerlike assistinten hawwe in kearnsoarch fan funksjefeardigens dy't essensjele binne yn sawol rol. Dizze ûnder oaren binne útsûnderlike organisaasjekunde, geweldige skriftlike en mûnlinge kommunikaasjefeardens, en ek in sterke oandacht foar detail en profesjonalisme.
Se moatte technysk behearskje hawwe mei buroblêd-automatisearingen, lykas software-essinsjes lykas Microsoft Word, Excel, en PowerPoint, en ek boekhannele ark as QuickBooks .
Administratyf assistint of direksekretaris yn in Lytse Buro
Yn in lyts kantoar wurde de ferantwurdlikheden fan in bestjoerssitter of direksekretaris meastentiids útfierd troch in ferskaat oan kantoarpersoniel. Guon wurksumheden kinne feitlik wurde dien troch de bestjoerders fan it bedriuw sels, en de bestjoerssekretaris of útfierende sekretaris-rollen kinne in grut ferskaat oan ferantwurdlikheden sa as nedich yn 'e lytsere organisaasje befetsje.
Administratyf assistint of direksekretaris yn in Medium Office
As de grutte fan in bedriuw ferheget, is it ferlet foar in persoan dy't sterk organisearre en kin in grut ferskaat oan taken dwaan. Dit is benammen wier foar bestjoerders dy't bedriuwen útfiere dy't hege nivo's fan fertroulikens en yntegriteit nedich binne foar it bedriuw dat trochfierd wurdt.
Administratyf assistint of direksekretaris yn in Large Office
It is mienskiplik foar in grut kantoar om meardere bestjoerlike assistinten en / of útfierende sekretaren te hawwen. Op dizze bedriuwgrutte is it meastal nedich om in kantoarmanager te hawwen dy't it personiel koördinearret dat de direkteuren fan it bedriuw tsjinje.
Yn guon gefallen sil in bestjoersassistent de útfiering op lange bedriuwsreizen begjinne om te stypjen mei gearkomsten, plannen, en oare wichtige organisaasjestikken.